Journal
Mäklaren ska löpande föra journal över sitt uppdrag. Den ska hen lämna till parterna när uppdraget är avslutat. Journalen hjälper mäklaren, säljaren, köparen och FMI att kontrollera vad mäklaren har gjort under uppdraget och att hen har gjort det på rätt sätt.
Journalen är ett dokument som mäklaren ska göra anteckningar i under hela förmedlingsuppdraget. Den fungerar ungefär som en loggbok. Mäklaren ska fylla i, spara och överlämna journalen till parterna när uppdraget avslutas. Journalen lämnas därför normalt över vid tillträdet.
Det är bra om mäklaren låter parterna läsa igenom den färdiga journalen. De kan då kontrollera att uppgifterna i den stämmer. Om parterna undertecknar journalen bevisar det också att mäklaren verkligen har lämnat över den.
Journalens form
Journalen måste inte föras i en särskild form. Elektroniska journaler är dock vanligast.
Journalens innehåll
Journalen ska innehålla uppgifter om vad, hur och när mäklaren har vidtagit åtgärder under förmedlingsuppdraget. Mäklaren ska bland annat föra anteckningar om när uppdraget ingicks, när det avslutades och när och hur hen vidtog en åtgärd.
Andra åtgärder som ska antecknas är exempelvis de moment som mäklaren måste utföra enligt lagen. Det är till exempel rådgivnings- och upplysningsskyldigheten, kontrollen av förfoganderätts- och inskrivningsförhållanden och skyldigheten att ge en tilltänkt köpare som är konsument en objektsbeskrivning.
Mäklaren bör också skriva ner viktiga instruktioner från sin uppdragsgivare i journalen.
Anteckningarna ska innehålla tillräckligt mycket information för att säljaren, köparen och FMI ska kunna bedöma mäklarens arbete efter att det är avslutat.
Varför ska mäklaren föra journal?
Journalen finns till för att säljaren, köparen och även FMI ska få veta vad mäklaren har gjort under uppdraget. Den visar också om mäklaren har uppfyllt sina skyldigheter.
Parterna ska vid tillträdet ges möjlighet att läsa igenom journalen. Detta för att kunna kontrollera att mäklarens uppgifter stämmer och anmärka på eventuella fel. Journalen kan också fungera som bevis om en tvist senare skulle uppstå mellan parterna.
För FMI:s tillsynsarbete kan journalen ge en klar bild av vad mäklaren har gjort och inte gjort under sitt uppdrag.