Journal

Mäklaren ska löpande föra journal över sitt uppdrag. Den ska hen lämna till parterna när uppdraget är avslutat. Journalen hjälper mäklaren, säljaren, köparen och FMI att kontrollera vad mäklaren har gjort under uppdraget och att hen har gjort det på rätt sätt.

Journalen är ett dokument som mäklaren ska göra anteckningar i under hela förmedlingsuppdraget. Den fungerar ungefär som en loggbok. Mäklaren ska fylla i, spara och överlämna journalen till parterna när uppdraget avslutas. Journalen lämnas därför normalt över vid tillträdet.

Det är bra om mäklaren låter parterna läsa igenom den färdiga journalen. De kan då kontrollera att uppgifterna i den stämmer. Om parterna undertecknar journalen bevisar det också att mäklaren verkligen har lämnat över den.

Journalens form

Journalen måste inte föras i en särskild form. Elektroniska journaler är dock vanligast.

Journalens innehåll

Journalen ska innehålla uppgifter om vad, hur och när mäklaren har vidtagit åtgärder under förmedlingsuppdraget. Mäklaren ska bland annat föra anteckningar om när uppdraget ingicks, när det avslutades och när och hur hen vidtog en åtgärd.

Andra åtgärder som ska antecknas är exempelvis de moment som mäklaren måste utföra enligt lagen. Det är till exempel rådgivnings- och upplysningsskyldigheten, kontrollen av förfoganderätts- och inskrivningsförhållanden och skyldigheten att ge en tilltänkt köpare som är konsument en objektsbeskrivning.

Mäklaren bör också skriva ner viktiga instruktioner från sin uppdragsgivare i journalen.

Anteckningarna ska innehålla tillräckligt mycket information för att säljaren, köparen och FMI ska kunna bedöma mäklarens arbete efter att det är avslutat.

Varför ska mäklaren föra journal?

Journalen finns till för att säljaren, köparen och även FMI ska få veta vad mäklaren har gjort under uppdraget. Den visar också om mäklaren har uppfyllt sina skyldigheter.

Parterna ska vid tillträdet ges möjlighet att läsa igenom journalen. Detta för att kunna kontrollera att mäklarens uppgifter stämmer och anmärka på eventuella fel. Journalen kan också fungera som bevis om en tvist senare skulle uppstå mellan parterna.

För FMI:s tillsynsarbete kan journalen ge en klar bild av vad mäklaren har gjort och inte gjort under sitt uppdrag.

Vad säger FMI:s praxis?

När journalen innehåller en enda brist brukar en disciplinär påföljd inte meddelas av FMI:s disciplinnämnd, eftersom felet då kan anses vara mindre allvarligt (se beslut i ärenden Dnr 2018-1850 och 4.1-1170-16). För flera fel i journalen meddelas mäklare normalt en erinran (se beslut i ärenden Dnr 4.1-175-16, 4.1-927-16, 4.1-1214-17 och 4.1-2309-17). Om mäklaren inte har skapat någon journal, inte har lämnat över den till parterna eller FMI eller har skapat en journal som har så många eller allvarliga brister att den inte kan användas för att ge en överblick över mäklarens uppdrag ska hen som regel meddelas en varning (se beslut i ärenden Dnr 4.1-1993-17, 4.1-89-18, 2018-0503 2018-1659, 2018-1624, och 2018-1659).

Kom ihåg att inget fall är det andra likt och att FMI alltid måste göra en bedömning av omständigheterna i varje enskilt ärende.

Vad säger lagen?

Fastighetsmäklarlag (2021:516)

Enligt 3 kap. 18 § fastighetsmäklarlagen ska mäklaren bland annat föra anteckningar över förmedlingsuppdraget och lämna anteckningarna till uppdragsgivaren och den som har köpt eller sålt bostaden när uppdraget är avslutat. Dessa anteckningar är journalen.

Enligt 4 kap. 2 § fastighetsmäklarlagen är mäklaren skyldig att ge FMI tillgång till de handlingar som behövs för tillsynen. Journalen hör till dessa handlingar. Mäklaren måste därför spara journalen i minst sju år, detta enligt 7 kap. 2 § 1 st. bokföringslagen (1999:1078). Det är däremot bra om mäklaren sparar handlingarna i minst tio år, eftersom mäklaren kan krävas på skadestånd på grund av ett förmedlingsuppdrag upp till tio år framåt.

Det är inte möjligt för parterna att komma överens om att mäklaren inte behöver föra journal. Skyldigheten finns kvar eftersom mäklaren måste kunna ge journalen till FMI om inspektionen behöver den i sitt arbete. Det spelar alltså ingen roll om parterna är företag eller privatpersoner eller om de vill eller inte vill ha journalen (se beslut i ärende Dnr 18-1659).