Rutiner och riktlinjer

Mäklarföretag och mäklare ska ha dokumenterade rutiner och riktlinjer för åtgärder för kundkännedom, övervakning och rapportering och för behandling av personuppgifter.

När ett mäklarföretag har mäklare som bedriver sin verksamhet som anställda i företaget är det företagets skyldighet att ha dessa rutiner och riktlinjer istället för mäklarens.

Dessa rutiner och riktlinjer ska utgå från den allmänna riskbedömningen. De ska bland annat omfatta:

  • Åtgärder för kundkännedom.

  • Övervakning och rapportering till Finanspolisen.

  • Bevarande av handlingar inklusive behandling av personuppgifter.

Mäklarföretaget ska utöver ovanstående rutiner ha rutiner för lämplighetsprövning och utbildning av anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten. Företaget ska också ha rutiner om skydd mot hot, hämnd och andra fientliga åtgärder mot anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten samt rutiner för funktioner om intern kontroll. 

Rutinerna och riktlinjerna ska utvärderas regelbundet. Dock minst en gång per år. När detta är gjort ska mäklaren anteckna datumet för när utvärderingen genomfördes. Mäklaren ska även anteckna det datum då en eventuell uppdatering gjordes.

Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2021:3)

8 § Bestämmelser om vad fastighetsmäklarens och fastighetsmäklarföretagets rutiner och riktlinjer ska omfatta finns i 2 kap. 8 § lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Rutinerna ska utgå från fastighetsmäklarens och fastighetsmäklarföretagets allmänna riskbedömning av verksamheten.

9 § Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska därutöver ha följande rutiner

  1. Rutiner om åtgärder för kundkännedom enligt 16-22 §§ i dessa föreskrifter.
  2. Rutiner för bevarande av handlingar och uppgifter enligt 25-27 §§ i dessa föreskrifter.

10 § Fastighetsmäklarföretaget ska utöver vad som anges i 8 och 9 §§ dessa föreskrifter, även ha rutiner och riktlinjer avseende

  1. lämplighetsprövningen av anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten enligt 12 § dessa föreskrifter, och
  2. skydd för anställda, uppdragstagare och andra som på liknande grund deltar i verksamheten från hot, hämnd eller andra fientliga åtgärder enligt 15 § dessa föreskrifter.
  3. funktioner för intern kontroll enligt 28-29 §§ dessa föreskrifter.

11 § Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska utvärdera sina rutiner regelbundet, minst en gång per år och uppdatera dem vid behov. Fastighetsmäklaren och fastighetsmäklarföretaget ska dokumentera datumet för utvärderingen och den eventuella uppdateringen av rutinerna.

Fastighetsmäklarlag (2021:516)

1 kap. Inledande bestämmelser

6 § Bestämmelser om vissa skyldigheter för fastighetsmäklare och fastighetsmäklarföretag finns i lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism

2 kap. Rutiner och riktlinjer

8 §   En verksamhetsutövare ska ha dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende sina åtgärder för kundkännedom, övervakning och rapportering samt för behandling av personuppgifter.

Rutinerna och riktlinjerna ska fortlöpande anpassas efter nya och förändrade risker för penningtvätt och finansiering av terrorism.

Rutinernas och riktlinjernas omfattning och innehåll ska bestämmas med hänsyn till verksamhetsutövarens storlek, art och riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som identifierats i den allmänna riskbedömningen.

Senast uppdaterad 2022-09-26