Beslut

Sammanfattning

Prövning av om fastighetsmäklaren har upprättat en korrekt och fullständig journal. Även prövning av om mäklaren har uppfyllt sin skyldighet att upprätta en korrekt budgivningslista. Även prövning av om mäklaren har fullgjort sin skyldighet att bevara dokumentation hänförlig till verksamheten på ett tillfredsställande sätt. Slutligen även prövning av om mäklaren har uppfyllt sin skyldighet att dokumentera vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom och bevara denna dokumentation.

Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning.

Ärendet

I en anmälan till Fastighetsmäklarinspektionen har kritik riktats mot fastighetsmäklaren NN (verksam vid [namn på mäklarföretaget]/[mäklarkedjan]).

På begäran av Fastighetsmäklarinspektionen har NN yttrat sig i ärendet. Han har gett in en förteckning över de förmedlingsuppdrag han avslutat under perioden 1 januari 2023 till och med den 31 december 2023, 12 uppdragsavtal, 12 köpekontrakt, 10 journaler, 11 budgivningslistor, en bouppteckning, en fullmakt, ett registreringsbevis, riskklassificeringen av kunden enligt 2 kap 3 § lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) och dokumentation över de åtgärder han vidtagit för att uppnå kundkännedom enligt samma lag.

Fastighetsmäklarinspektionen har tillfört ärendet fyra skärmbilder.

Anmälan

Anmälaren har uppgett i huvudsak följande.

Efter att en köpare lämnat klagomål på NN inleddes en granskning av NN:s förmedlingsarbete. Granskningen visade att NN arbetat bristfälligt bland annat i fråga om journal, budgivningslista och kundkännedomskontroller i flera förmedlingsuppdrag. Bland annat har han uppgett felaktiga kontaktuppgifter till en budgivare i budgivningslistan som överlämnats till köparen i ett av förmedlingsuppdragen.

Fastighetsmäklarens yttrande

NN har uppgett i huvudsak följande.

Anmälaren kan inte styrka att det finns några felaktigheter i hur han utfört sina förmedlingsuppdrag och har anmält honom enbart för att misskreditera honom efter att han bytt arbetsgivare.

De respektive säljarna av objekt D och E ville inte att deras försäljningar skulle komma i gång direkt, utan önskade att han skulle förbereda en försäljning så långt det gick och att allt skulle vara klart när de bestämde sig för att sälja. För att markera detta skrev han ”Steget före” eller ”hörs på mail” i uppdragsavtalet. Det fordrades en komplettering till uppdragsavtalet avseende ersättningen för hans arbete. Kompletteringen har funnits på mejl eller SMS, men både hans mejlkonto och SMS-konto upphörde då han bytte arbetsgivare.

På grund av skrivfel avseende en siffra antecknade han ett felaktigt telefonnummer till en budgivare i budgivningslistan för objekt A och i listan för objekt C. Detta har rättats till i efterhand i båda fallen.

Journal avseende förmedlingen av objekt A samt journal och budgivningslista avseende förmedlingen av objekt D har upprättats, men han vet inte varför de nu saknas. Han är helt beroende av sin tidigare arbetsgivare för att finna handlingarna. Han handhade inte tillträdet för objekt A.

Han har inte sparat någon kopia på bekräftelsen han fick när någon av parterna identifierade sig via elektronisk legitimation. Identifieringen genomfördes när han fick bekräftelsen. Kundkännedom om säljarna har uppnåtts innan eller i samband med undertecknandet av uppdragsavtalet, och kundkännedom om köparna har uppnåtts före köpekontraktets undertecknande. Kundkännedomsåtgärderna har antecknats som vidtagna i efterhand i journalen, ofta dagen efter. Inför de respektive tillträdena avseende objekt B, C och E – L har han gått igenom journalen för att se till att alla delmoment är med. Åtgärder som han kompletterat journalen med inför tillträdet har då fått en felaktig datering, men dessa åtgärder är inte vidtagna samma dag som tillträdet utan tidigare.

Att köparen av objekt F antecknats som ett dödsbo i dokumentationen över vidtagna kundkännedomsåtgärder beror på ett skrivfel. Den fysiska person som han enligt samma dokumentation har vidtagit åtgärder för att uppnå kundkännedom om, är firmatecknare och verklig huvudman för köparen.

Anledningen till att dokumentationen av vidtagna kundkännedomsåtgärder, gällande de respektive säljarna av objekt B, C, E och F samt köparen av objekt C, står som undertecknad av en annan person än han själv är att han bett sin tidigare chef att arkivera dessa handlingar. Personen som arkiverar blir upptagen i dokumentationen oavsett när kundkännedomsåtgärderna och anteckningarna faktiskt gjorts.

Handlingarna

Fastighetsmäklarinspektionen har i detta ärende granskat de ingivna dokumenten enbart som underlag för bedömningen av anmälarens klagomål, så kallad riktad granskning. Dokumentens innehåll i övrigt har alltså inte ingått i granskningen.

I handlingarna har följande uppmärksammats.

Uppdragsavtal och köpekontrakt

Av uppdragsavtalen och köpekontrakten gällande förmedling av nedan angivna objekt framgår bland annat följande.

Objekt	Datum för uppdragsavtal	Datum för köpekontrakt
A	14 september 2023	19 oktober 2023
B	10 maj 2021	11 maj 2022
C	25 januari 2022	1 mars 2022
D	17 januari 2023	6 februari 2023
E	1 juni 2021	21 februari 2023
F	2 mars 2022	21 april 2022
G	27 februari 2023	20 mars 2023
H	23 februari 2023	8 mars 2023
I	7 juli 2023	13 juli 2023
J	25 april 2023	4 maj 2023
K	7 juni 2023	3 juli 2023
L	24 februari 2023	17 mars 2023

Avseende objekt D har i uppdragsavtalet, under rubriken ”Provision/arvode”, någon summa eller beräkning för NN:s ersättning inte angivits. Under ifrågavarande rubrik har ”Hörs på mail” antecknats för hand.

Avseende objekt E har i uppdragsavtalet, under rubriken ”Provision/arvode”, någon summa eller beräkning för NN:s ersättning inte angivits. Under ifrågavarande rubrik har ”Steget före” har antecknats för hand.

Journal

Av journalerna som förts över förmedlingsuppdragen avseende nedan angivna objekt framgår bland annat följande.

I fråga om objekt B, C, och E – L har antecknats att kontroll av förfoganderätt och pantsättning samt framförande av alla bud och meddelanden till uppdragsgivaren skedde samma datum som uppdraget slutfördes.

I fråga om objekt B och E – L har antecknats att inhämtning av uppgift om driftskostnader skedde samma datum som uppdraget slutfördes.

I fråga om objekt J och L har antecknats att tilltänkta köpare informerades om hur säljaren avser genomföra försäljningen samt att tilltänkta köpare tillhandahölls objektsbeskrivning, årsredovisning och stadgar samma datum som uppdraget slutfördes.

I fråga om objekt J har antecknats att kontroll av om medgivande krävs av make/sambo gjordes samma datum som uppdraget slutfördes.

Vidare framgår följande om anteckningar om att kundkännedom uppnåtts.

Objekt	Part	Datum för kundkännedom
B	Köpare	12 maj 2022
C	Säljare	27 januari 2022
C	Köpare	2 mars 2022
J	Köpare	5 maj 2023
K	Köpare	4 juli 2023

 

Dokumentation av vidtagna kundkännedomsåtgärder

Av dokumentationen av vidtagna kundkännedomsåtgärder i förmedlingarna av nedan angivna objekt framgår bland annat följande.

Objekt	Part	Datum för kundkännedom
B	Köpare	12 maj 2022
C	Säljare	27 januari 2022
C	Köpare	2 mars 2022
D	Säljare	18 januari 2023
F	Säljare	3 mars 2022
K	Köpare	4 juli 2023

 

NN:s före detta chef har undertecknat dokumentationen avseende de respektive säljarna av objekt B, C, E och F samt köparen av objekt C.

Samtliga granskade objekt

Samtliga säljare, köpare samt i förekommande fall företrädare har identifierat sig med Bank-ID.

Objekt F

Av dokumentationen avseende köparen framgår att köparen är ett aktiebolag och att ställföreträdaren är en namngiven fysisk person. Under rubriken ”6. Slutsats” och underrubriken ”a) Jag bedömer att risken är normal därför att:” har NN kryssat i alternativet som lyder ”Kunden är ett dödsbo och överlåtelsen avser en privatbostad”.

Vidare framgår av samma dokumentation att under rubriken ”1.2 Kontroll av ställföreträdares/ombuds identitet – [ställföreträdarens namn]”, underrubrik ”1. Är ställföreträdare/ombud personligen närvarande?” har NN kryssat i alternativet ”Nej”.

Under rubriken ”3. Kontroll av verklig huvudman”, underrubrik ”3. Är den verkliga huvudmannen personligen närvarande?” finns alternativen ”Ja”, ”Nej” och ”Den verkliga huvudmannen har redan identifierats i rollen som ställföreträdare/ombud i sektion 1.2”. NN har kryssat i alternativet ”Ja”.

Fastighetsmäklarinspektionens bedömning

Den 1 juli 2021 trädde en ny fastighetsmäklarlag i kraft. Den äldre fastighetsmäklarlagen upphörde därmed att gälla, men ska enligt övergångsbestämmelserna till den nya lagen fortsätta att gälla för uppdragsavtal som ingåtts före ikraftträdandet samt för överträdelser som har inträffat före ikraftträdandet.

I detta ärende är den äldre fastighetsmäklarlagen tillämplig på de respektive förmedlingsuppdragen avseende objekt B och E.

Fastighetsmäklarens allmänna omsorgsplikt

Enligt 3 kap 1 § fastighetsmäklarlagen ska en fastighetsmäklare utföra sitt uppdrag omsorgsfullt och i allt iaktta god fastighetsmäklarsed. Mäklaren ska ta till vara både säljarens och köparens intresse. Inom ramen för de krav som god fastighetsmäklarsed ställer ska mäklaren särskilt beakta uppdragsgivarens ekonomiska intressen. Bestämmelsen motsvarar 8 § äldre fastighetsmäklarlagen.

Journalen

Enligt 3 kap. 18 § fastighetsmäklarlagen ska mäklaren föra anteckningar över förmedlingsuppdraget (journal). Dokumentationen ska överlämnas till uppdragsgivaren när uppdraget slutförts. Om ett överlåtelseavtal ingås, ska även den som köpt eller sålt fastigheten få dokumentationen när uppdraget slutförts. Bestämmelsen motsvarar 20 § äldre fastighetsmäklarlagen.

Skälen till att mäklaren ska föra journal är att journalen kan ge vägledning i efterföljande tillsynsärenden och tvister om vad som har förekommit vid förmedlingen. Parterna ges också möjlighet att kontrollera att uppgifterna i journalen är korrekta (prop 2010/11:15 s. 35).

Det framgår av utredningen att NN antecknat i journalerna avseende objekt B, C och E – L att han samma dag som förmedlingsuppdraget upphört har utfört kontroll av säljarens förfoganderätt över objektet/pantsättning samt framfört alla bud och meddelanden till säljaren. I journalerna avseende objekt B och E – L har antecknats att han samma dag som förmedlingsuppdraget upphört ska ha inhämtat uppgift om driftskostnader. I journalerna avseende objekt J och L har NN antecknat att han samma dag som förmedlingsuppdraget upphört har informerat tilltänkta köpare om hur säljaren avser genomföra försäljningen och tillhandahållit tilltänkta köpare objektsbeskrivning, årsredovisning och stadgar. Journalen för objekt J innehåller också en anteckning om att NN samma dag kontrollerat om makes/sambos medgivande till försäljningen krävs. Vidare har NN antecknat i journalen att kundkännedom uppnåtts vid ett annat datum än vad han, enligt egna uppgifter, faktiskt gjort. Kundkännedomsåtgärderna i fråga gäller de respektive köparna av objekt B, C, J och K samt säljaren av objekt C. NN har uppgett att anteckningarna i fråga har feldaterats.

Fastighetsmäklarinspektionen noterar att samtliga tio granskade journaler innehåller felaktigt angivna datum för när flera för förmedlingsuppdraget centrala och enligt lag obligatoriska åtgärder ska ha vidtagits. Journalerna är dessutom från flera olika förmedlingsuppdrag som NN har utfört under en tidsperiod som sträcker sig över mer än två år. Mot denna bakgrund går det inte att dra någon annan slutsats än att NN:s bristfälliga journalföring är systematisk. Bristerna medför att varken parterna eller Fastighetsmäklarinspektionen kan använda journalen för vägledning avseende om och när de felaktigt daterade åtgärderna vidtagits i de tio förmedlingsuppdragen. Inspektionen understryker att detta strider mot lagstiftarens uttalade syfte med journalen.

NN har på ett tydligt sätt åsidosatt sin skyldighet att upprätta en korrekt journal. Förseelsen motiverar en varning.

Budgivningslista

Enligt 3 kap. 18 § fastighetsmäklarlagen ska fastighetsmäklaren upprätta en förteckning över de anbud som lämnas på fastigheten med angivande av anbudsgivarens namn, kontaktuppgifter, det belopp som bjudits och tidpunkten för när anbudet lämnades samt eventuella villkor för anbudet.

Budgivningslistan ska göra det möjligt att i efterhand kontrollera att de anbud som mäklaren har framfört motsvaras av riktiga anbud och att samtliga bud som har framförts till mäklaren också har förts vidare till säljaren (prop. 2010/11:15 s. 36).

Dokumentationen ska överlämnas till uppdragsgivaren när uppdraget har slutförts. Om ett överlåtelse- eller upplåtelseavtal ingås, ska även uppdragsgivarens motpart få dokumentationen när uppdraget har slutförts.

En korrekt förd och riktigt hanterad budgivningslista tjänar flera syften, varav ett av de viktigaste är att värna om de skilda intressen som ingår i mäklarens roll att iaktta. Avsikten är också att göra budgivningsförfarandet mer transparent och därmed öka förtroendet för förfarandet. En sådan förteckning måste därför anses tillhöra de centrala inslagen i ett förmedlingsuppdrag (jfr Högsta förvaltningsrättens dom den 20 januari 2016 i mål nr 3567–14).

Av utredningen framgår att NN har antecknat ett felaktigt telefonnummer till en budgivare i budgivningslistan i två olika förmedlingsuppdrag, gällande objekt A och C. De båda anbudsförteckningarna är därför bristfälliga (jmf Fastighetsmäklarinspektionens beslut i ärende 2017-0560). Förseelsen motiverar en erinran.

Bevarande av handling

Enligt 4 kap. 2 § fastighetsmäklarlagen får Fastighetsmäklarinspektionen förelägga en registrerad fastighetsmäklare att lämna de upplysningar och ge tillgång till de handlingar som krävs för tillsynen.

Motsvarande bestämmelse var 28 § äldre fastighetsmäklarlagen, varav framgick att en mäklare är skyldig att låta Fastighetsmäklarinspektionen granska akter, bokföring och övriga handlingar som hör till verksamheten samt att lämna de uppgifter som begärs för tillsynen.

Av 4 kap. 4 § p. 3 fastighetsmäklarlagen framgår att Fastighetsmäklarinspektionen ska återkalla registreringen för en mäklare som handlar i strid med sina skyldigheter enligt fastighetsmäklarlagen. Enligt andra stycket samma lagrum får inspektionen, om det anses tillräckligt, i stället meddela en varning eller erinran. Motsvarande bestämmelse var 29 § äldre fastighetsmäklarlagen.

Av förarbetena till motsvarande bestämmelse i 1995 års fastighetsmäklarlag framgår följande.

Den som inte följer en anmaning att lämna uppgifter eller som vägrar att låta Fastighetsmäklarnämnden ta del av handlingar i tillsynsärendet riskerar avregistrering. Eftersom utredningen i tillsynsärendet i ett sådant fall hindras, måste ett beslut helt eller delvis fattas på formella grunder.

En avregistrering kan naturligtvis i en del fall, beroende på tillsynsärendets art, framstå som en omotiverat sträng reaktion på exempelvis en mäklares ovilja att besvara tillsynsmyndighetens föreläggande. När en mäklare vägrar att samarbeta i ett tillsynsärende bör dock som regel en avregistrering ske. Den principen bör tillämpas enhetligt och oberoende av vad som i tillsynsärendet läggs mäklaren till last. En så pass sträng hållning skall ses mot bakgrund av att en fungerande tillsynsverksamhet i hög grad är beroende av att utredningen i tillsynsärenden kan bedrivas skyndsamt och att beslut inte onödigtvis fördröjs. Möjligheten till en kraftfull reaktion från tillsynsmyndighetens sida är avsedd att öka respekten för tillsynsmyndighetens arbete och dess förelägganden och därigenom bidra till en snabbare handläggning av tillsynsärendena. En avregistrering på formella grunder är naturligtvis inte något som drabbar den mäklare som lever upp till rimliga krav på god fastighetsmäklarsed. Att inte besvara ett föreläggande från tillsynsmyndigheten får anses stå klart i strid med god fastighetsmäklarsed.

Länsrätten i Stockholms län har i dom den 21 april 2005 i mål nr 14006-04 ansett att en varning får anses vara en tillräcklig påföljd om mäklaren varken har vägrat eller helt underlåtit att svara på Fastighetsmäklarinspektionens förelägganden.

Av Fastighetsmäklarinspektionens praxis framgår att en varning ska meddelas om en mäklare är behjälplig i utredningen genom yttranden, men någon eller några handlingar inte lämnas in till inspektionen (se beslut i ärende dnr 23-0363, 2020-0602 och 19-1355). Vidare har Fastighetsmäklarinspektionen meddelat en varning då mäklaren underlåtit att besvara enstaka frågor i inspektionens förelägganden (se beslut i ärende dnr 2019-1120 och 2014-0366).

Byte av arbetsgivare undantar inte mäklaren från skyldigheten att bevara och ge in handlingar hänförliga till förmedlingsuppdraget (se Fastighetsmäklarinspektionens beslut i ärende dnr 23-0363 och 2019-1120).

NN har förelagts att ge in bland annat journal och budgivningslista gällande samtliga granskade förmedlingar, men har inte gett in journal från de respektive förmedlingarna av objekt A och D eller budgivningslista från förmedlingen av objekt D. NN har också förelagts att ge in de skriftliga kompletteringarna till uppdragsavtalen gällande objekt D och E, då avtalen saknat uppgift om hans ersättning från uppdragsgivaren, men han har inte gett in någon sådan komplettering.

NN har uppgett att de efterfrågade journalerna samt budgivningslistan har upprättats, men att han inte vet varför de nu saknas och att han är beroende av sin före detta arbetsgivare för att få tillgång till handlingar. Gällande kompletteringarna till uppdragsavtalen avseende objekt D och E, har han uppgett att dessa funnits på mejl eller SMS men att han inte längre har tillgång till dem eftersom hans konton har upphört efter arbetsgivarbytet.

Fastighetsmäklarinspektionen noterar i sammanhanget att NN:s hantering av uppdragsavtalen gällande objekt D och E kan ha medfört att uppdragsavtalen inte uppfyller det lagstadgade skriftlighetskravet, då en komplettering som dokumenterats via mejl eller SMS inte kan undertecknas av parterna. Det är dock inte otvetydigt fastställt att det förhållit sig på detta sätt, eftersom NN inte gett in kompletteringarna till de två uppdragsavtalen.

Fastighetsmäklarinspektionen konstaterar att NN har yttrat sig i ärendet och gett in ett flertal begärda handlingar. Han har dock inte gett in flera centrala handlingar för förmedlingarna av tre olika objekt. Han ska ha upprättat dessa men har uppgett att han inte kunnat ge in dem. Fastighetsmäklarinspektionen bedömer därför att NN har underlåtit att bevara dokument hänförliga till förmedlingsverksamheten på ett tillfredsställande sätt. Förseelsen motiverar en varning.

Penningtvättsregelverket

Av 4 kap. 1 § fastighetsmäklarlagen följer att inspektionen ska utöva tillsyn enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen) och föreskrifter som har meddelats i anslutning till den lagen.

I aktuellt ärende är Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering (KAMFS 2021:3) tillämpliga på förmedlingen av objekt A, C, D och F-L. I fråga om förmedlingarna av objekt B respektive E, är inspektionens äldre föreskrifter (KAMFS 2019:1) och föreskrifter om ändring i nyss nämnda föreskrifter (KAMFS 2020:1) tillämpliga.

Överträdelse av Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism strider mot god fastighetsmäklarsed.

Åtgärder för kundkännedom

Mäklaren ska vidta åtgärder för kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse, se 3 kap. 4 § penningtvättslagen. Enligt 3 kap. 1 § samma lag får mäklaren inte etablera eller upprätthålla en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion, om mäklaren inte har tillräcklig kännedom om kunden för att kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen. Mäklaren får inte etablera en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion om det finns misstanke respektive på skälig grund kan misstänkas att transaktionen utgör ett led i penningtvätt och verksamheten kommer att användas för detta syfte, se 3 kap. 2-3 §§ samma lag.

Mäklaren ska löpande och vid behov följa upp pågående affärsförbindelser i syfte att säkerställa att kännedomen om kunden är aktuell och tillräcklig för att hantera den bedömda risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism, se 3 kap. 13 § penningtvättslagen.

Med kundkännedomsåtgärder avses bland annat att fastighetsmäklaren ska identifiera säljaren och köparen genom identitetshandlingar, registerutdrag eller andra uppgifter från en oberoende och tillförlitlig källa. Fastighetsmäklaren ska också utreda om parterna har en verklig huvudman och bedöma om någon av parterna, eller i förekommande fall en verklig huvudman, är en person i politiskt utsatt ställning eller en familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. Om någon av parterna har en verklig huvudman ska mäklaren vidta åtgärder för att kontrollera den verkliga huvudmannens identitet. Kontroll av parternas och den verkliga huvudmannens identitet ska slutföras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs. Mäklaren ska även inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art. Detta följer av 3 kap. 7-10, 12 och 19 §§ penningtvättslagen.

Av 16 § KAMFS 2021:3 (motsvarande 9 § KAMFS 2019:1) följer att om kunden är en fysisk person och är personligen närvarande sker kontroll av identiteten genom tillförlitlig elektronisk legitimation, svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort. Åtgärder för att identifiera kunden och kontrollera kundens identitet ska dokumenteras. Kopior av de identitetshandlingar som använts för att kontrollera kundens identitet ska bevaras och det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd har vidtagits.

Det framgår av 17 § KAMFS 2021:3 att vid identitetskontroll på distans av en kund som är en fysisk person, ska mäklaren utöver åtgärderna enligt 16 och 18-22 §§ samma föreskrifter kontrollera antingen tillförlitlig elektronisk legitimation, eller personens namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor samt genom att inhämta en vidimerad kopia av kundens identitetshandling. Saknar kunden en sådan identitetshandling, ska en motsvarande, tillförlitlig, vidimerad handling som innehåller kundens namnteckning inhämtas och kontrolleras. Kontrollåtgärderna ska dokumenteras och det ska framgå av dokumentationen vilket datum som respektive åtgärd vidtogs. Motsvarande bestämmelse fanns i 10 § KAMFS 2020:1, med hänvisning till 9 och 11-15 §§ KAMFS 2019:1.

Företräds kunden av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, ska mäklaren kontrollera den personens identitet och dokumentera kontrollen i enlighet med 16-17 §§ KAMFS 2021:3. Är företrädaren inte personligen närvarande, är bestämmelsen om distanskunder i 17 § tillämplig. Mäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande eller annan motsvarande behörighetshandling. Mäklaren ska dokumentera kontrollen genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Det ska framgå av dokumentationen när kontrollen av företrädarens behörighet har utförts, se 18 § KAMFS 2021:3. Motsvarande bestämmelse fanns i 11 § KAMFS 2019:1, med hänvisning till 9 § samma föreskrifter och 10 § KAMFS 2020:1.

Enligt 19 § KAMFS 2021:3 ska mäklaren identifiera juridiska personer genom att inhämta uppgifter om företagets namn och organisationsnummer, registrerad adress samt företrädare. Den juridiska personens företrädarens identitet ska kontrolleras i enlighet med 16-17 §§ KAMFS 2021:3. Mäklaren ska säkerställa företrädarens behörighet att företräda den juridiska personen och vilka förhållanden behörigheten grundar sig på. Detta säkerställande ska ske genom kontroll av företrädarens behörighet mot den juridiska personens registreringsbevis. Registreringsbeviset får inte vara äldre än en månad vid kontrollen. Om registreringsbevis inte utfärdats för den juridiska personen, ska dess identitet kontrolleras genom externa register eller genom kontroll av andra tillförlitliga handlingar eller uppgifter som innehåller uppgifter om den juridiska personens organisationsnummer, styrelse, firmatecknare eller motsvarande. Motsvarande bestämmelse fanns i 12 § KAMFS 2019:1, med hänvisning till 9 § samma föreskrifter och 10 § KAMFS 2020:1.

Är kunden ett dödsbo, ska mäklaren inhämta bouppteckningen, där det framgår vilka personer som är dödsbodelägare och därmed har rätt att företräda dödsboet. Har bouppteckningen ännu inte upprättats, ska mäklaren vidta andra åtgärder för att utreda vilka dödsbodelägarna är. Mäklaren ska dokumentera kontrollåtgärderna genom att bevara en kopia av de granskade handlingarna. Av dokumentationen ska framgå när kontrollen av den juridiska personen och dess företrädare har utförts, se 19 § KAMFS 2021:3, motsvarande bestämmelse 12 § KAMFS 2019:1, med hänvisning till 9 § samma föreskrifter och 10 § KAMFS 2020:1.

Mäklarens dokumentation av vidtagna kontrollåtgärder ska i normalfallet bevaras i fem år enligt 5 kap. 3 § penningtvättslagen samt 27 § KAMFS 2021:3, motsvarande bestämmelse 21 § KAMFS 2020:1. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar, registreringsbevis eller andra handlingar som har använts för att kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet eller för att på något annat sätt uppnå kundkännedom ska dokumenteras genom kopior.

Dokumentation av vidtagna åtgärder för kundkännedom

Det framgår av utredningen att dokumentationen av vidtagna kundkännedomsåtgärder, avseende de respektive säljarna av objekt C, D och F samt de respektive köparna av objekt B, C och K, har daterats efter att NN etablerat affärsförbindelse med dessa parter. NN har uppgett att han alltid uppnått kundkännedom om varje part innan han etablerat affärsförbindelse med dem och att dokumentationen i nyss nämnda fall är feldaterad. Det är därför klarlagt att dokumentationen är bristfällig på så sätt att den innehåller felaktigheter.

Av dokumentationen av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom om köparen av objekt F framgår att köparen angetts som dödsbo. Det är klarlagt utifrån utredningen i övrigt samt NN:s uppgifter att köparen inte var ett dödsbo utan ett bolag. Denna uppgift i dokumentationen är således felaktig. NN har uppgett att en fysisk person var både ställföreträdare och verklig huvudman för köparen av objekt F. Av dokumentationen framgår dock att NN har antecknat att ställföreträdaren inte var fysiskt närvarande vid identitetskontrollen, men att den verkliga huvudmannen var det. Vidare har NN, som svar på frågan om den verkliga huvudmannen var personligt närvarande vid kontrollen, inte valt att kryssa i det tillgängliga alternativet som lyder ”Den verkliga huvudmannen har redan identifierats i rollen som ställföreträdare/ombud (…)”, utan har valt alternativet ”Ja”. Dessa uppgifter kan tillsammans och för sig ge intrycket av att ställföreträdaren och den identifierade verkliga huvudmannen är två olika personer, vilket inte stämmer överens med verkligheten. Dokumentationen är därför bristfällig.

Vidare har uppmärksammats att en annan person än NN undertecknat dokumentationen av vidtagna kundkännedomsåtgärder beträffande de respektive säljarna av objekt B, C, E och F samt köparen av objekt C. NN har uppgett att personen är hans före detta chef, som automatiskt angetts som undertecknare av dokumentationen i systemet eftersom chefen arkiverat den åt honom.

Det är inte otvetydigt fastställt att NN inte har vidtagit de i dokumentationen antecknade kundkännedomsåtgärderna. Sett till den ingivna dokumentationen, går det dock inte att utläsa att han ska ha vidtagit någon åtgärd överhuvudtaget för att uppnå kundkännedom om parterna. Det framstår i stället som att hans före detta chef ska ha vidtagit de dokumenterade åtgärderna. Det har inte påståtts eller annars framgått av utredningen att chefen faktiskt ska ha vidtagit någon åtgärd eller samtliga åtgärder för att uppnå kundkännedom i de aktuella förmedlingsuppdragen. Detta medför att varken Fastighetsmäklarinspektionen eller parterna kan använda dokumentationen för att kontrollera vem som utfört vilken åtgärd för att uppnå kundkännedom om parterna. Att NN har antecknat i journalerna över dessa förmedlingsuppdrag att han uppnått kundkännedom om parterna förändrar inte denna omständighet, då journalen inte utgör del av dokumentationen över vidtagna kundkännedomsåtgärder. Mot bakgrund av ovan bedömer Fastighetsmäklarinspektionen att dokumentationen är bristfällig.

Bevarande av handling

Enligt dokumentationen av vidtagna kundkännedomsåtgärder i samtliga tolv granskade förmedlingsuppdrag i ärendet, ska parterna samt (i förekommande fall) deras företrädare ha identifierat sig via elektronisk legitimation.

NN har förelagts att ge in kopia av bekräftelsen på den elektroniska legitimationen. Han har inte gett in någon sådan handling och har uppgett att någon sådan inte bevarats. Fastighetsmäklarinspektionen bedömer därför att NN:s underlåtenhet att dokumentera ID-kontrollen av parterna samt eventuella företrädare och bevara kopia på bekräftelsen på den elektroniska legitimationen står i strid med hans skyldigheter enligt penningtvättsregelverket.

Sammantagen bedömning avseende penningtvättsförseelser

Fastighetsmäklarinspektionen ser allvarligt på att NN gjort sig skyldig till ett flertal penningtvättsförseelser i flera olika förmedlingsuppdrag. Förmedlingsuppdragen har utförts under en ungefär två år lång tidsperiod och förseelserna avseende åtminstone bevarande av kopia på bekräftelsen på kundens elektroniska legitimation har varit återkommande på så sätt att de inte kan anses vara annat än systematiska. Vid en sammantagen bedömning anser Fastighetsmäklarinspektionen att påföljden kan stanna vid en varning.

Övrigt

Det som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till någon åtgärd av Fastighetsmäklarinspektionen.

Påföljd

Enligt 4 kap. 4 § fastighetsmäklarlagen ska Fastighetsmäklarinspektionen återkalla registreringen för en fastighetsmäklare eller ett fastighetsmäklarföretag som handlar i strid mot sina skyldigheter enligt fastighetsmäklarlagen eller överträder en bestämmelse i penningtvättslagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av penningtvättslagen. Om det kan anses tillräckligt, får Fastighetsmäklarinspektionen enligt andra stycket samma lagrum i stället ge en varning eller erinran. Är förseelsen ringa, får inspektionen avstå från att ge en påföljd. Detta framgick även av 29 § äldre fastighetsmäklarlagen.

Fastighetsmäklarinspektionen har i förevarande ärende bedömt att NN har gjort sig skyldig till förseelser i fyra olika delfrågor, med flera separata förseelser under dessa delfrågor. Förseelserna är många till antalet och är fördelade över samtliga granskade tolv förmedlingsuppdrag som har utförts under en ungefärlig tvåårsperiod. Flera av förseelserna motiverar en varning även bedömda för sig och vissa har bedömts vara systematiska.

NN:s hantering av dessa förmedlingsuppdrag gör att hans insikt om fastighetsmäklarens roll och därmed hans lämplighet som fastighetsmäklare kan ifrågasättas. Efter en sammantagen bedömning av samtliga omständigheter i ärendet samt att NN tidigare inte meddelats någon disciplinär påföljd av Fastighetsmäklarinspektionen, finner inspektionen att påföljden ska, om än med tvekan, stanna vid en varning.

NN meddelas således en varning för att ha åsidosatt sin skyldighet att upprätta en korrekt och fullständig journal, upprätta en korrekt budgivningslista, bevara dokumentation hänförlig till verksamheten på ett tillfredsställande sätt samt dokumentera vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom och bevara denna dokumentation. Samtliga förseelser motiverar en varning även bedömda för sig, med undantag för förseelsen avseende budgivningslista som bedömd för sig motiverar en erinran.