Beslut

Sammanfattning

Prövning av om fastighetsmäklaren har upprättat en korrekt och fullständig journal. Även prövning av om mäklaren har uppfyllt sin skyldighet att ha en dokumenterad allmän riskbedömning och dokumenterade rutiner och riktlinjer för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Även prövning av om mäklaren har uppfyllt sin skyldighet att uppnå kundkännedom om parterna.

Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning.

Ärendet

I en anmälan till Fastighetsmäklarinspektionen har kritik riktats mot fastighetsmäklaren NN (verksam vid [namnet på företaget]/[namnet på kedjan]). Anmälaren har gett in ett utdrag ur ett förundersökningsprotokoll samt en stämningsansökan.

På begäran av Fastighetsmäklarinspektionen har NN yttrat sig i ärendet. Han har gett in uppdragsavtalet, ett gåvobrev, en videofilm, ett dokument med rubriken ”Rutiner avseende åtgärder för penningtvätt”, objektsbeskrivning, den objektsbeskrivning som tillhandahållits tilltänkta köpare, köpekontraktet, depositionsavtal, mejlkonversationer, debiteringsunderlag för avgift för VA-anslutning samt tillhörande fastighetskarta, tilläggsavtal, budgivningslista, transaktionsbekräftelser, en fullmakt från ena köparen, köpebrev, preliminära likvidavräkningar, likvidavräkningar, kvitto på provision och journalen,

Fastighetsmäklarinspektionen har inhämtat en dom från tingsrätten som NN har fått tillfälle att yttra sig över.

NN har förelagts och påmints om att ge in sin riskklassificering av kunden enligt lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) samt dokumentation av de åtgärder som han vidtagit för att uppnå kundkännedom enligt samma lag. Dessa handlingar har emellertid inte getts in till Fastighetsmäklarinspektionen.

Anmälan

Ärendet har inletts utifrån en inkommen anmälan. Kritiken som framgår av anmälan har dock inte lagts till grund för förevarande beslut.

Fastighetsmäklarens yttrande

NN har uppgett i huvudsak följande.

Han anser att han har hanterat förmedlingen korrekt och i enlighet med god fastighetsmäklarsed. Journalen saknar uppgifter om vidtagna åtgärder efter den 29 april 2021 och han har därför brustit i sin journalföring. Han gjorde vid tillfället rutinmässigt en riskbedömning avseende penningtvätt.

Handlingarna

I handlingarna har följande uppmärksammats.

Uppdragsavtalet

Uppdragsavtalet undertecknades den 26 april 2021.

Rutiner och riktlinjer

Dokumentet har rubriken ”Rutiner avseende åtgärder för penningtvätt”.

Kontroll av kundens identitet

Kontrollera ID-handling

Utredning om verklig huvudman

Vid misstanke utred om uppdragsgivaren är huvudman.

Om uppdragsgivaren är ett dödsbo

Inhämta bouppteckning

Betalning från olika bankkonton

Person i politiskt utsatt ställning (PEP)

Hör med uppdragsgivaren om han är eller är närstående till offentlig person.

Avstående från förmedlingsuppdrag

Om det saknas svar på ovan rutiner skall förmedlingsuppdrag inte ingås.

[Ort] 1 augusti, 2019

NN har undertecknat dokumentet.

Journalen

De åtgärder som finns antecknade i journalen är daterade till perioden mellan den 26 och 29 april 2021.

Köpekontraktet

Köpekontraktet undertecknades den 12 maj 2021 med tillträdesdag angiven till den 16 juni 2021.

Fastighetsmäklarinspektionens bedömning

Den 1 juli 2021 trädde en ny fastighetsmäklarlag i kraft (SFS 2021:516). Den tidigare fastighetsmäklarlagen upphörde därmed att gälla, men ska enligt övergångsbestämmelserna till den nya lagen fortsätta att gälla för uppdragsavtal som har ingåtts före ikraftträdandet samt för överträdelser som har inträffat före ikraftträdandet. I detta ärende är det därför den äldre, nu upphävda fastighetsmäklarlagen som ska tillämpas på förmedlingsuppdraget.

Fastighetsmäklarens allmänna omsorgsplikt

Enligt 8 § 2011 års fastighetsmäklarlag ska en fastighetsmäklare utföra sitt uppdrag omsorgsfullt och i allt iaktta god fastighetsmäklarsed. Mäklaren ska ta till vara både säljarens och köparens intresse. Inom ramen för de krav som god fastighetsmäklarsed ställer ska mäklaren särskilt beakta uppdragsgivarens ekonomiska intressen.

I god fastighetsmäklarsed ingår att följa all annan tillämplig lagstiftning.

Journalen

Enligt 20 § 2011 års fastighetsmäklarlag ska mäklaren föra anteckningar över förmedlingsuppdraget (journal). Dokumentationen ska överlämnas till uppdragsgivaren när uppdraget slutförts. Om ett överlåtelseavtal ingås, ska även den som köpt eller sålt fastigheten få dokumentationen när uppdraget slutförts.

Skälen till att mäklaren ska föra journal är att journalen kan ge vägledning i efterföljande tillsynsärenden och tvister om vad som har förekommit vid förmedlingen. Parterna ges också möjlighet att kontrollera att uppgifterna i journalen är korrekta (prop 2010/11:15 s. 35).

Av utredningen i ärendet framgår att förmedlingsuppdraget löpt från den 26 april 2021 till den 16 juni 2021. Anteckningarna i journalen avser endast åtgärder som vidtagits mellan den 26 och 29 april 2021. Det saknas därför anteckningar beträffande en övergripande del av förmedlingsuppdraget, däribland ett flertal åtgärder som mäklaren enligt lag är skyldig att vidta. NN har vidgått att han har brustit i sin journalföring.

Fastighetsmäklarinspektionen anser att journalen är så bristfällig att det inte är möjligt att använda den för vägledning avseende om och när vissa väsentliga moment har utförts under förmedlingsuppdraget. NN har därför åsidosatt sin skyldighet att upprätta en korrekt och fullständig journal. Förseelsen motiverar en varning.

Penningtvättsregelverket

Av 28 § 2011 års fastighetsmäklarlag följer att Fastighetsmäklarinspektionen ska utöva tillsyn enligt penningtvättslagen och de föreskrifter som har meddelats i anslutning till denna lag.

Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2021:3) trädde i kraft den 1 augusti 2021. Vid tidpunkten för det aktuella förmedlingsuppdraget var Fastighetsmäklarinspektionens tidigare gällande föreskrifter och allmänna råd mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2019:1 och KAMFS 2020:1) tillämpliga.

Överträdelse av Fastighetsmäklarinspektionens tillämpliga föreskrifter om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism strider mot god fastighetsmäklarsed.

Vid tidpunkten för förmedlingsuppdragets utförande ansågs en enskild fastighetsmäklare med fullständig registrering utgöra en verksamhetsutövare enligt penningtvättslagen. Detta framgår av 1 kap. 8 § p 8 penningtvättslagen samt 1 kap. 2 § p 13 samma lag i dess dåvarande lydelse.

Allmän riskbedömning av verksamheten

I enlighet med 2 kap. 1-2 §§ penningtvättslagen ska en verksamhetsutövare göra en bedömning av hur de produkter och tjänster som tillhandahålls i verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism och hur stor risken är för att detta sker, en så kallad allmän riskbedömning.

Av 2 kap. 16 § samma lag framgår att om en verksamhetsutövare som är en fysisk person driver sin verksamhet som anställd hos en juridisk person, ska bland annat kravet på att göra en allmän riskbedömning gälla den juridiska personen. Av dåvarande 2 kap. 16 § andra stycket samma lag framgick dock att för fastighetsmäklare gällde kravet även den fysiska personen.

Vid den allmänna riskbedömningen ska särskilt beaktas vilka slags tjänster som erbjuds, vilka kunder och distributionskanaler som finns och vilka geografiska riskfaktorer som förekommer. Hänsyn ska också tas till myndigheters information om tillvägagångssätt för penningtvätt och finansiering av terrorism och till de uppgifter som kommer fram vid verksamhetsutövarens rapportering av misstänkta aktiviteter och transaktioner.

Omfattningen av den allmänna riskbedömningen ska bestämmas med hänsyn till verksamhetens storlek och art och de risker för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan antas finnas. Riskbedömningen ska utformas så att den kan ligga till grund för fastighetsmäklarens rutiner och riktlinjer samt övriga åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Riskbedömningen ska dokumenteras och hållas uppdaterad.

Av 4 § KAMFS 2019:1 framgår att mäklaren skulle utvärdera den allmänna riskbedömningen regelbundet, minst en gång per år, och uppdatera den vid behov. Datumet för utvärderingen skulle dokumenteras. Av dokumentationen skulle också framgå när riskbedömningen senast uppdaterades.

NN har förelagts att ge in den allmänna riskbedömningen av den egna verksamheten, som var gällande vid tidpunkten för förmedlingsuppdraget. Någon sådan handling har emellertid inte getts in och det har i övrigt inte framkommit något i ärendet som visar att en sådan riskbedömning funnits vid aktuell tidpunkt. Det finns därför inte stöd för någon annan uppfattning än att NN inte haft någon dokumenterad allmän riskbedömning av den egna verksamheten under förmedlingsuppdragets gång. Han har därför åsidosatt uttryckliga bestämmelser i penningtvättslagen (jfr Fastighetsmäklarinspektionens beslut i ärende dnr 20-0451).

Rutiner och riktlinjer

I enlighet med 2 kap. 8 § penningtvättslagen ska en verksamhetsutövare ha dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende sina åtgärder för kundkännedom, övervakning och rapportering samt för behandling av personuppgifter. Rutinerna och riktlinjerna ska fortlöpande anpassas efter nya och förändrade risker för penningtvätt och finansiering av terrorism.  Omfattningen och innehållet ska bestämmas med hänsyn till verksamhetsutövarens storlek, art och riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som identifierats i den allmänna riskbedömningen.

Av 2 kap. 16 § penningtvättslagen framgår det att om en verksamhetsutövare som är en fysisk person driver sin verksamhet som anställd hos en juridisk person ska bland annat kravet på att ha dokumenterade rutiner och riktlinjer gälla den juridiska personen. Av dåvarande 2 kap. 16 § andra stycket samma lag framgick dock att för fastighetsmäklare gällde kravet på att ha dokumenterade rutiner och riktlinjer även den fysiska personen.

Av 7 § KAMFS 2019:1 framgår att fastighetsmäklare skulle ha rutiner om åtgärder för kundkännedom samt rutiner för bevarande av handlingar och uppgifter, enligt 9-18 §§ respektive 20-21 §§ samma föreskrifter. Enligt 8 § föreskrifterna skulle rutinerna utvärderas regelbundet, minst en gång per år, och uppdateras vid behov. Mäklaren skulle dokumentera datumet för utvärderingen av rutinerna och det skulle framgå av dokumentationen när de senast uppdaterades.

Av förarbetena till penningtvättslagen framgår att vid genomförandet av ett riskbaserat förhållningssätt är verksamhetsutövarens rutiner och riktlinjer av mycket stor betydelse. De interna rutinerna ersätter i praktiken till stor del sådana detaljerade bestämmelser i lag eller föreskrifter som ger tydliga och detaljerade handlingsregler. Penningtvättslagen sätter i viktiga avseenden endast ramarna för verksamhetsutövarens skyldigheter. Dessa ramar måste fyllas med ett innehåll som är begripligt, situationsanpassat och tillämpbart genom verksamhetsanpassade rutiner och riktlinjer (prop. 2016/17:173, s. 212).

Vidare framgår att riktlinjerna bland annat kan avse ID-kontroller, frågeformulär för situationer som kräver skärpta kundkännedomsåtgärder och rutiner för hur avvikelser ska uppmärksammas, analyseras och vid behov rapporteras till Polismyndigheten. Det ska vara tydligt för verksamhetsutövare och anställda vilka åtgärder som ska vidtas i olika situationer (prop. 2016/17:173, s. 212 f).

Fastighetsmäklarinspektionen bedömer att de dokumenterade rutiner som getts in av NN inte kan anses ge en tydlig beskrivning av vilka åtgärder som ska vidtas eller på vilket sätt så ska ske. Exempelvis saknas rutiner avseende utredning av förekomst av verklig huvudman för uppdragsgivarens motpart. Det saknas också rutiner avseende undersökning av om uppdragsgivarens motpart, motpartens eventuella verkliga huvudman, motpartens och/eller den verkliga huvudmannens familjemedlemmar eller kända medarbetare är en person i politiskt utsatt ställning. Vidare saknas en närmare och tydliggörande beskrivning av på vilket sätt ID-kontroll ska ske i olika situationer och vilken information om affärsförbindelsens syfte och art som ska inhämtas. Det finns inte heller några rutiner beträffande hur avvikelser ska analyseras och rapporteras till Polismyndigheten.

Sammanfattningsvis anser Fastighetsmäklarinspektionen att de ingivna rutinerna inte ger en tillfredsställande vägledning avseende vilka åtgärder som ska vidtas av verksamhetsutövare och anställda i olika situationer. Det kan även konstateras att dokumentet saknar angivelse av när dess innehåll senast utvärderades och uppdaterades. Rutinerna uppfyller därför inte de krav som framgår av penningtvättslagen och Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter (jfr inspektionens beslut i ärende dnr 21-1615).

Riskbedömning av kunden och åtgärder för kundkännedom

Med utgångspunkt i den allmänna riskbedömningen och fastighetsmäklarens kännedom om kunden ska fastighetsmäklaren enligt 2 kap. 3 § penningtvättslagen bedöma risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med en specifik kundrelation, kundens riskprofil. Kundens riskprofil ska följas upp under pågående affärsförbindelser och ändras om det finns anledning till det.

Det är av särskild vikt att bedöma kundens riskprofil eftersom denna bedömning påverkar omfattningen av resterande åtgärder för att uppnå kundkännedom.

Utifrån den enskilda riskbedömningen av parterna ska mäklaren enligt 3 kap. 4 § penningtvättslagen vidta åtgärder för kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse. I de fall mäklaren inte har en affärsförbindelse med part, ska åtgärder för kundkännedom vidtas vid enstaka transaktioner som uppgår till ett belopp motsvarande 15 000 euro eller mer.

Med kundkännedomsåtgärder avses bland annat att fastighetsmäklaren ska identifiera parterna genom ID-handlingar, registerutdrag eller andra uppgifter från en oberoende och tillförlitlig källa. Mäklaren ska också utreda om någon av parterna har en verklig huvudman och bedöma om någon av parterna, eller i förekommande fall den verkliga huvudmannen, är en person i politiskt utsatt ställning eller familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. Om någon av parterna har en verklig huvudman ska mäklaren vidta åtgärder för att kontrollera den verkliga huvudmannens identitet. Kontroll av parternas och den verkliga huvudmannens identitet ska slutföras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs. Mäklaren ska också inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art. Detta följer av 3 kap. 7-10, 12 och 19 §§ penningtvättslagen.

Enligt 3 kap. 2-3 §§ penningtvättslagen får mäklaren inte etablera en affärsförbindelse eller utföra en transaktion om det finns misstanke eller på skälig grund kan misstänkas att transaktionen utgör ett led i penningtvätt och att verksamheten kommer att användas för detta syfte.

Mäklaren ska enligt 3 kap. 13 § penningtvättslagen löpande och vid behov följa upp pågående affärsförbindelser i syfte att säkerställa att kännedomen om kunden enligt 3 kap. 7-8 och 10-12 §§ samma lag är aktuell och tillräcklig för att kunna hantera den bedömda risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Om risken som kan förknippas med kunden bedöms som hög, ska enligt 3 kap. 16 § samma lag skärpta åtgärder enligt 3 kap. 7-8 och 10-13 §§ vidtas. Åtgärderna ska då kompletteras med ytterligare åtgärder som krävs för att motverka den höga risken för penningtvätt och finansiering av terrorism. Sådana åtgärder kan avse inhämtande av ytterligare information om kundens affärsverksamhet eller ekonomiska situation och uppgifter om varifrån kundens ekonomiska medel kommer.

Enligt 4 kap. 1 och 2 §§ penningtvättslagen ska mäklaren granska transaktioner för att kunna upptäcka sådana som han eller hon misstänker, eller har skälig grund att misstänka, utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism. Handlingar och uppgifter som avser åtgärder som vidtagits för kundkännedom ska dokumenteras och bevaras i fem år enligt 5 kap. 3 § penningtvättslagen. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar, registreringsbevis eller andra handlingar som använts för att kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet eller för att på något annat sätt uppnå kundkännedom ska dokumenteras genom kopior.

NN har uppgett att han gjort en riskbedömning, men inte specificerat vilken eller vilka parter bedömningen avsett, när bedömningen ska ha gjorts eller om den dokumenterats. Han har förelagts att ge in sin riskklassificering av kunden samt dokumentation över de åtgärder som han vidtagit för att uppnå kundkännedom enligt penningtvättslagen, men han har inte gett in någon sådan dokumentation. Fastighetsmäklarinspektionen bedömer därför att NN inte har vidtagit några åtgärder för att bedöma kundens riskprofil eller uppnå kundkännedom om parterna. Att han i journalen angett att han uppnått kundkännedom om säljaren genom ID-kontroll förändrar inte denna bedömning, särskilt då anteckningens innehåll inte kunnat verifieras genom någon dokumentation.

NN:s underlåtenhet att bedöma risken i den enskilda affären och vidta kundkännedomsåtgärder beträffande parterna står i strid med hans skyldigheter enligt penningtvättslagen (jfr Fastighetsmäklarinspektionens beslut i ärende dnr 19-1478 och 22-1468).

Sammantagen bedömning avseende penningtvättsförseelser

Enligt 29 § 2011 års fastighetsmäklarlag ska Fastighetsmäklarinspektionen återkalla registreringen för den som överträder en bestämmelse i penningtvättslagen eller föreskrifter som meddelats med stöd av den lagen. Om det kan anses tillräckligt får Fastighetsmäklarinspektionen enligt samma bestämmelse, i stället för att återkalla registreringen, meddela varning, erinran eller utfärda föreläggande att göra rättelse. Inspektionen får avstå från att meddela påföljd om förseelsen är ringa.

NN har gjort sig skyldig till flera och omfattande förseelser enligt penningtvättsregelverket, avseende både verksamhetens rutiner och riktlinjer, den allmänna riskbedömningen av verksamheten samt vidtagande och dokumentation av riskbedömning och kundkännedomsåtgärder avseende samtliga parter i affären. Mot bakgrund av antalet allvarliga förseelser har Fastighetsmäklarinspektionen övervägt att återkalla NN:s registrering som mäklare. Förseelserna ligger dock förhållandevis långt tillbaka i tiden och den enskilde mäklarens ansvar har sedan dess förändrats beträffande den allmänna riskbedömningen av verksamheten samt rutiner och riktlinjer. Med beaktande av ovan bedömer Fastighetsmäklarinspektionen att påföljden ska, om än med tvekan, stanna vid en varning.

Övrigt

Det som i övrigt har kommit fram i ärendet ger inte anledning till någon åtgärd av Fastighetsmäklarinspektionen.

Påföljd

NN meddelas en varning för att ha åsidosatt sin skyldighet att upprätta en korrekt och fullständig journal, inte ha haft någon dokumenterad allmän riskbedömning, inte ha haft riskbaserade rutiner och riktlinjer för verksamheten som uppfyller penningtvättslagens krav samt inte ha bedömt risken i den enskilda affären eller vidtagit åtgärder för att uppnå kundkännedom om parterna. Förseelsen avseende journalen och penningtvättsförseelserna motiverar en varning även bedömda var för sig.