Beslut

Sammanfattning

Fastighetsmäklarinspektionen har fått information från två f.d. anställda på samma mäklarföretag där mäklaren är anställd och företrädare om att mäklaren uppmanat dem att fabricera de handlingar som inspektionen har begärt från mäklaren. En prövning av om fastighetsmäklaren har gjort riskbedömningar av kunder samt vidtagit åtgärder för att uppnå kundkännedom. Även en prövning av mäklarens redbarhet och lämplighet.

Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Fastighetsmäklarinspektionen återkallar fastighetsmäklaren NN:s registrering som fastighetsmäklare.

Ärendet

I en anmälan till Fastighetsmäklarinspektionen har kritik riktats mot fastighetsmäklaren NN. I samma anmälan riktades kritik mot en annan mäklare i samma mäklarföretag (mäklaren y) (dnr 22-1983).

På begäran av Fastighetsmäklarinspektionen har NN yttrat sig i ärendet.

Fastighetsmäklarinspektionen har blivit kontaktad av en numera f.d. anställd (f.d. anställd x) i yy (mäklarföretaget) och har med anledning av hennes samt ytterligare en numera f.d. anställds (f.d. anställd y) uppgifter (se tjänsteanteckningar nedan under rubriken handlingar) den 15 mars 2023 förelagt NN att inkomma med en lista på sina tio senaste avslutade förmedlingsuppdrag samt hennes riskklassificeringar av kunderna och dokumentation över de åtgärder som hon vidtagit för att uppnå kundkännedom enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen). Inspektionen valde samtidigt att initiera ett tillsynsärende gentemot mäklarföretaget (dnr 23-0562) där NN är anställd och företrädare. I ytterligare ett tillsynsärende prövas mäklaren y:s förehavanden som fastighetsmäklare (dnr 22-1983).

De f.d. anställda har inkommit med skärmklipp på konversationer i en meddelandetjänst som ska ha ägt rum dem emellan.

Fastighetsmäklarens yttrande

NN har i huvudsak uppgett följande.

I anslutning till att hon hade fått föreläggandet från Fastighetsmäklarinspektionen bad hon de f.d. anställda att gå igenom företagets akter i syfte att säkerställa att alla handlingar hade placerats fysiskt i akterna.

Hon har aldrig underlåtit att utföra kundkännedomsåtgärder eller att kopiera identitetshandlingar, vilket även framgår av de signerade journalerna. I ett fåtal fall har dessa handlingar inte dokumenterats i nära anslutning till affären, eller så har kundkännedomsblanketter eller kopior på id-handlingar bara sparats digitalt och missats att läggas fysiskt i akten.

En del handlingar har bara sparats digitalt på företagets datorer eller i mäklarnas mobiltelefoner. Hon bad de f.d. anställda att skriva ut vissa handlingar som bara hade sparats digitalt och lägga in dem i den fysiska akten. I ett par isolerade fall har kundkännedomsblanketter skrivits ut och fyllts i efterhand mot bakgrund av de kontroller som tidigare hade utförts. I något enstaka fall har hon ringt till uppdragsgivare eller köpare och bett om kopior på ID-handlingar i efterhand, om kopior gått förlorade vid dator- eller telefonbyte. Hon har emellertid aldrig instruerat de f.d. anställda att ringa upp och be om kopior på ID-handlingar.

Inga handlingar har fabricerats. Kontrollerna har alltid utförts i rätt tid. I de fall handlingar har saknats i en akt har dessa funnits digitalt och skrivits ut. I ett fåtal fall har dokumentationen gjorts i efterhand mot bakgrund av att det redan gjorts kontroller. Det stämmer inte att det inte har gjorts i 40-50 procent av fallen, möjligtvis i en handfull fall.

Alla originalhandlingar har alltid sparats enligt lag. Det datum kontrollen utfördes har alltid antecknats i samband med dokumentationen av vidtagna kundkännedomsåtgärder. Någon föreskrift eller lag som ålägger mäklaren att omedelbart efter att en kontroll utförts dokumentera detta, finns inte.

Trovärdigheten i utsagorna går att objektivt ifrågasätta. De f.d. anställda är goda vänner med varandra och mäklarföretaget ligger för närvarande i en arbetsrättslig tvist med en av dem varför det finns incitament, både ekonomiska och personliga, från de f.d. anställda att sprida osanna uppgifter om henne. Hon ifrågasätter bevisvärdet av de skriftliga konversationerna eftersom hon inte är part i kommunikationen. Hon bestrider att hon ska ha gett instruktioner om att upprätta handlingar avseende kundkännedom eller vidta kontroller i systemet såsom påstås i de skriftliga konversationerna.

Handlingarna

Fastighetsmäklarinspektionen har i detta ärende granskat de ingivna dokumenten enbart som underlag för bedömningen av de f.d. anställdas uppgifter, s.k. riktad granskning. Övriga dokument har alltså inte ingått i granskningen.

Tjänsteanteckningarna

Av en tjänsteanteckning framkommer bl.a. följande.

Den f.d. anställda x uppger följande i telefonsamtal med en handläggare på Fastighetsmäklarinspektionen den 5 september 2023.

Hon började sin anställning hos [namnet på mäklarföretaget] i mars 2022. Anställningen avslutades, efter att hon sagt upp sig, den 15 maj 2023.

Det var först efter att [namnet på mäklaren y] och NN tagit emot Fastighetsmäklarinspektionens förelägganden från den 15 mars 2023 att inkomma med handlingar enligt penningtvättslagen, som majoriteten av handlingarna upprättades. Det var hon och den vid tidpunkten andra anställda som av [namnet på mäklaren y] och NN uppmanades att fylla i vidtagna kundkännedomsåtgärder där detta saknades samt att ringa upp köpare och säljare för att få kopior på deras identitetshandlingar skickade till sig där dessa saknades.

Av ytterligare en tjänsteanteckning framkommer bl.a. följande.

Den f.d. anställda y uppger följande i telefonsamtal med en handläggare på Fastighetsmäklarinspektionen den 5 september 2023.

Hon började sin anställning som säljkoordinator hos mäklarföretaget [namnet på mäklarföretaget] den 1 augusti 2021 och avslutade anställningen den 31 mars 2023.

Det var först efter att [namnet på mäklaren y] och NN tagit emot Fastighetsmäklarinspektionens förelägganden den 15 mars 2023 att inkomma med handlingar enligt penningtvättslagen, som en tredjedel av handlingarna upprättades. [Namnet på mäklaren y] och NN uppmanade henne och den vid tidpunkten andra anställda vid företaget att fylla i vidtagna kundkännedomsåtgärder ”enligt standard” samt att ringa upp köpare och säljare för att få kopior på deras identitetshandlingar tillsända sig.

Därefter uppmanade [namnet på mäklaren y] och NN henne att gå igenom hela företagets arkiv med handlingar sedan företaget startade sin verksamhet, dvs. från år 2019 fram tills idag, och komplettera och fylla i vidtagna kundkännedomsåtgärder ”enligt standard” samt kontakta säljare och köpare för att få kopior på deras identitetshandlingar. Anledningen var att företaget befarade ett platsbesök av inspektionen. Hon uppskattar att dokumentationen enligt penningtvättslagen saknades i 40-50 procent av uppdragen. Hon uppskattar att hon upprättade minst 100 handlingar under två veckors tid.

Konversationerna i meddelandetjänsten

Av skärmklipp av konversationerna i meddelandetjänsten som en av de f.d. anställda har gett in till Fastighetsmäklarinspektionen framgår bl.a. följande.

Den 16 mars 2023 kl. 09.13.

Den f.d. anställda y.

Nu har dem öppnat upp sig rejält här

Hela bolaget är under granskning, hur dem skött penningtvättslagen. Dem vill ha 10 senaste försäljningarna med nordkyc på BÅDE [namnet på NN] och [namnet på mäklaren y]. (dem har bett mig ta fram en lista med alla försäljningar, för nu ska dem göra nordkyc på alla) Dem vill ha allt, personbevis, idhandlingar, kundkännedom, nordkyc osv osv.

Den 16 mars 2023 kl. 10.20.

Den f.d. anställda y.

Hon ber mig be om id-handlingar som hon har missat. Att jag ska kontakta kunden.. hatar detta! Varför ska jag rätta dina misstag?

Den f.d. anställda x.

Säg ”det får du göra [namnet på NN]”

Den 20 mars 2023 kl. 11.22.

Den f.d. anställda x.

Sitter ni alla bara med det till FMI eller är det ”jobb som vanligt” mest?

Tänker vad jag får göra på torsdag..

Den 20 mars 2023 kl. 11.24.

Den f.d. anställda y.

Jag har en fet jävla hög som ligger som hon har gått igenom. Sen har jag hela den där listan som jag visade dig, har gjort 1/3 kanske. Men idag bara bombar dem med nya grejer. Så nu ligger det och väntar/vilar

Den 30 mars 2023 kl. 14.47.

Den f.d. anställda y.

I skrivande stund har jag gjort 40st kundkännedom idag..  om det räcker

Jag är kvar, måste göra klart högen här, annars fick jag inte ledigt imorgon

Den f.d. anställda x.

Herregud

Straffas (?!) som avslut för DERAS misstag

Den f.d. anställda y.

Japp, jag gör alla pärmar i arkivet just nu.. som dem har missat kundkännedom på

Den 30 mars 2023 kl. 15.30.

Den f.d. anställda y.

[Namnet på NN] är på strålande humör just nu

Hon sken upp när jag sa att jag gjort 50 kundkännedomar idag..

Ett av skärmklippen, daterat den 16 mars 2023, består av ett foto på en lista med tre spalter. Vardera spalt har rubriken ”objektnummer”, ”uppdragsdatum” respektive ”område”. Listan består av tolv rader. Merparten av raderna är överstrukna. Nedre delen av bilden har en inlagd text av vilken följande framgår.

JAG ska göra nordkyc på alla dessa… Inte dem som är strukna. Typ 30-50 uppdrag. Om det ens räcker. Och zen dubbelt på varje, en på köpare och en på säljare. Jag tycker inte detta är okej! Jag har varit på dem hela tiden om detta, slutar med att jag får göra skitgörat för att dem inte lyssnat på mig.

Av skärmklippen sammantagna framgår att det är den f.d. anställa y som har gjort bilden. Fyra av objektsnumren är desamma som framgår av objektsnumren i de begärda handlingarna, varav ett är överstruket.

Fastighetsmäklarinspektionens bedömning

Fastighetsmäklarens allmänna omsorgsplikt

En fastighetsmäklare ska utföra sitt uppdrag omsorgsfullt och i allt iaktta god fastighetsmäklarsed. Mäklaren ska ta till vara både säljarens och köparens intresse. Inom ramen för de krav som god fastighetsmäklarsed ställer ska mäklaren särskilt beakta uppdragsgivarens ekonomiska intressen (3 kap. 1 § fastighetsmäklarlagen (2021:561).

Fastighetsmäklarens skyldigheter enligt penningtvättsregelverket

Fastighetsmäklarinspektionen ska utöva tillsyn enligt penningtvättslagen och de föreskrifter som har meddelats i anslutning till den lagen (4 kap. 1 fastighetsmäklarlagen).

Penningtvättsregelverket syfte är att förhindra att finansiell verksamhet och annan näringsverksamhet utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Lagen gäller för fysiska och juridiska personer som driver verksamhet som fastighetsmäklare eller fastighetsmäklarföretag enligt fastighetsmäklarlagen (1 kap. 2 § p. 14 penningtvättslagen). Verksamhetsutövaren ska anpassa sina åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism efter riskerna. Detta kallas för det riskbaserade förhållningssättet.

Att inte följa penningtvättslagen och Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd (KAMFS 2021:3) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism strider mot god fastighetsmäklarsed.

I det fall en fastighetsmäklare driver verksamhet som anställd hos ett fastighetsmäklarföretag ankommer skyldigheten att upprätta en allmän riskbedömning samt att ha dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten på det registrerade fastighetsmäklarföretaget (2 kap. 16 § penningtvättslagen). Dessa delar kommer därför att prövas i ärende med dnr 23-0562.

Med utgångspunkt i den allmänna riskbedömningen och fastighetsmäklarens kännedom om kunden ska fastighetsmäklaren bedöma den risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen (kundens riskprofil). Kundens riskprofil ska följas upp under pågående affärsförbindelser och ändras när det finns anledning till det (2 kap. 3 § penningtvättslagen).

En mäklare inte får etablera eller upprätta en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion om mäklaren inte först uppnått tillräcklig kännedom om kunden (3 kap. 1 § penningtvättslagen).

Fastighetsmäklaren ska vidta åtgärder för kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse. Med åtgärder för kundkännedom avses bl.a. att mäklaren ska göra en kontroll av kundens identitet, utreda om kunden har en verklig huvudman samt bedöma om kunden eller kundens verkliga huvudman är en person i politiskt utsatt ställning eller en familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. Mäklaren ska dessutom kontrollera om kunden är etablerad i ett land utanför EES samt inhämta information om affärsförbindelsens syfte och art (3 kap. 4, 7, 8, 10 och 12 §§ penningtvättslagen)

Fastighetsmäklaren ska löpande och vid behov följa upp pågående affärsförbindelser i syfte att säkerställa att kännedomen om kunden är aktuell och tillräcklig för att hantera den bedömda risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism (3 kap. 13 § penningtvättslagen).

Om risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kunden bedöms som hög ska skärpta åtgärder vidtas. Åtgärderna ska i så fall kompletteras med de ytterligare åtgärder som krävs för att motverka den höga risken för penningtvätt och finansiering av terrorism (3 kap. 16 § penningtvättslagen).

Fastighetsmäklaren ska granska transaktioner för att kunna upptäcka sådana som han eller hon misstänker, eller har skälig grund att misstänka, utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism (4 kap. 1 och 2 §§ penningtvättslagen).

Handlingar och uppgifter som avser åtgärder som vidtagits för kundkännedom ska dokumenteras och bevaras i fem år. Bevarandetiden ska räknas från det att åtgärderna utfördes eller, i de fall då en affärsförbindelse har etablerats, affärsförbindelsen upphörde. Om en enstaka transaktion inte har genomförts till följd av misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism, ska tiden räknas från det att avståendet skedde (5 kap. 3 § penningtvättslagen).

Av dokumentationen ska framgå vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar, registreringsbevis eller andra handlingar som har använts för att kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet, eller för att på något annat sätt uppnå kundkännedom, ska dokumenteras genom kopior. Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett betryggande sätt. De ska vara organiserade antingen i pappersform eller elektroniskt så att de är lättillgängliga och sökbara (16 och 26 §§ KAMFS 2021:3).

Kravet på redbarhet och lämplighet

En fastighetsmäklare ska vara redbar och i övrigt lämplig att vara verksam som fastighetsmäklare (2 kap. 8 § p. 6 och 4 kap. 4 § första stycket p. 1 fastighetsmäklarlagen).

Redbarhetsrekvisitet tar bl.a. sikte på en fastighetsmäklares allmänna hederlighet, pålitlighet och integritet. Redbarheten ska motsvara de krav som bör ställas på en mäklare mot bakgrund av den i flera avseenden ansvarsfulla förtroendeställning som mäklaren intar i förhållande till både uppdragsgivaren och dennes motpart. Beträffande lämplighetsbedömningen ska det övergripande syftet vara att, med omsorg om mäklarnas uppdragsgivare och deras motparter, verka för en god standard inom mäklarkåren (prop. 1994/95:14 s. 69).

Av utredningen i ärendet framkommer att två numera f.d. anställda i mäklarföretaget har uppgett att NN och mäklaren y låtit upprätta majoriteten respektive en tredjedel av de till Fastighetsmäklarinspektionen inlämnade handlingarna med vidtagna kundkännedomsåtgärder, efter att de fått föreläggandet från inspektionen att inkomma med handlingarna. De f.d. anställda har uppgett att de av NN och mäklaren y har uppmanats att upprätta de saknade handlingarna utan kontakt med köpare eller säljare, ”enligt standard”, samt att de uppmanats att ringa upp köpare och säljare för att få kopior på deras identitetshandlingar skickade till sig där dessa saknades.

Den f.d. anställda y har dessutom uppgett att hon av NN och mäklaren y därefter uppmanats att gå igenom hela företagets arkiv med handlingar sedan företaget startade sin verksamhet och komplettera och fylla i vidtagna kundkännedomsåtgärder ”enligt standard”. Även i dessa fall uppmanades hon att kontakta köpare och säljare för att få kopior på deras identitetshandlingar där dessa saknades. Den f.d. anställda y uppskattar att dokumentation saknades i 40-50 procent av uppdragen och att hon upprättade minst 100 handlingar under två veckors tid.

NN förnekar att hon inte har vidtagit kundkännedomsåtgärder men uppger bl.a. att dokumentationen i ett fåtal fall gjorts i efterhand mot bakgrund av tidigare gjorda kontroller samt att hon i något enstaka fall ringt till uppdragsgivare eller köpare och bett om kopior på ID-handlingar i efterhand om dessa gått förlorade. NN menar att incitament för de f.d. anställda att sprida osanna uppgifter om henne funnits och hänvisar till journalerna till stöd för att åtgärderna utförts.

Fastighetsmäklarinspektionen har som en klar huvudregel bevisbördan för de faktiska omständigheter som kan ligga till grund för påföljd. För att meddela påföljd i ett tillsynsärende krävs att de omständigheter som läggs till grund för påföljden kan slås fast otvetydigt (se RÅ 1996 ref. 83).

Fastighetsmäklarinspektionen konstaterar att vad de f.d. anställda har uppgett vinner stöd av de meddelanden som de har skickat till varandra, dvs. att en mycket stor andel av den dokumentation som inspektionen har begärt in samt av den dokumentationen avseende samtliga förmedlingsuppdrag sedan företaget inledde sin mäklarverksamhet, har fabricerats. Uppgifterna har lämnats vid två separata tillfällen och de skriftliga meddelandekonversationerna har ägt rum under den tid som fabricerandet av handlingarna ska ha ägt rum och således när de f.d. anställda fortfarande var anställda vid mäklarföretaget. Fastighetsmäklarinspektionen anser att de f.d. anställdas uppgifter kan läggas till grund för en påföljdsbedömning. NNs hänvisning till de undertecknade journalerna, eller vad hon i övrigt anför, föranleder ingen annan bedömning.

Genom att systematiskt och under lång tid inte tilldela en mycket stor andel av sina uppdragsgivare och deras motparter riskprofiler eller vidta kundkännedomsåtgärder för att uppnå tillräcklig kundkännedom, samt genom att inte iaktta förbudet mot att ingå och upprätthålla affärsförbindelser och utföra enstaka transaktioner utan tillräcklig kännedom om kunden, har NN löpt en markant ökad risk att bli utnyttjad för penningtvätt och finansiering av terrorism. NN har följaktligen i dessa fall inte heller dokumenterat de handlingar och uppgifter som avser åtgärder som vidtagits för kundkännedom eller bevarat dem på föreskrivet sätt. Inspektionen erinrar om att fastighetsmäklare och andra verksamhetsutövare ska bevara handlingar och uppgifter avseende åtgärder som vidtagits för kundkännedom. Penningtvättsregelverket förutsätter att dokumentationen ska ske löpande, bl.a. eftersom den ska utgöra underlag för fortlöpande uppföljning och granskning av aktiviteter och transaktioner. Handlingarna och uppgifterna ska bevaras på ett betryggande sätt och ska vara organiserade antingen i pappersform eller elektroniskt så att de är lättillgängliga och sökbara.

Sammantaget har NN begått synnerligen allvarliga överträdelser av penningtvättsregelverket. NN har därigenom även åsidosatt sina skyldigheter enligt god fastighetsmäklarsed.

Påföljden

Fastighetsmäklarinspektionen ska återkalla registreringen för en fastighetsmäklare som inte längre uppfyller villkoren för registrering, bl.a. kravet på redbarhet och lämplighet, eller överträder en bestämmelse i penningtvättslagen eller föreskrifter som har meddelats med stöd av den lagen. Inspektionen får i stället för att återkalla registreringen ge en varning eller en erinran om det kan anses tillräckligt. Om förseelsen är ringa, får inspektionen avstå från att meddela påföljd (4 kap. 4 § första stycket p. 1 och 4 samt andra stycket fastighetsmäklarlagen).

NN har beträffande en mycket stor andel av sina uppdragsgivare och deras motparter, på ett systematiskt sätt och under lång tid, underlåtit att tilldela dem riskprofiler och vidta kundkännedomsåtgärder. Hon har därmed, avseende dessa, även överträtt förbudet att ingå och upprätthålla affärsförbindelser och utföra enstaka transaktioner utan att ha tillräcklig kännedom om kunden. Följaktligen har hon i dessa fall även underlåtit att dokumentera de handlingar och uppgifter som avser åtgärder som vidtagits för kundkännedom, samt att bevara dem i fem år på föreskrivet sätt.

Fastighetsmäklarinspektion bedömer att NN, genom dessa synnerligen allvarliga överträdelser av penningtvättsregelverket, har löpt en markant ökad risk att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. I syfte att dölja överträdelserna för inspektionen har NN låtit fabricera dokument. Agerandet motsvarar inte de krav på allmän hederlighet, pålitlighet och integritet som bör ställas på en mäklare. Agerandet påverkar även allvarligt tilltron till hennes förmåga att sköta mäklaryrket.

Någon annan påföljd än en återkallelse av NNs registrering som fastighetsmäklare, enligt 4 kap. 4 § första stycket p. 1 och 4 fastighetsmäklarlagen, är därmed inte aktuell.

NN:s registrering som fastighetsmäklare ska därför återkallas.