Beslut

Sammanfattning

Prövning av om fastighetsmäklaren har en dokumenterad riskbedömning av den egna verksamheten samt rutiner och riktlinjer för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Även prövning av om fastighetsmäklaren har fullgjort sin skyldighet att dokumentera åtgärder för att uppnå tillräcklig kundkännedom.

Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning.

Ärendet

Fastighetsmäklarinspektionen beslutade den 15 januari 2020 att göra en uppföljning av inspektionens tidigare tematiska tillsyn avseende åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Syftet med detta tillsynsprojekt är att göra en uppföljning av den tidigare tematiska granskningen som skedde 2015. Syftet är också att tydliggöra vad som krävs av fastighetsmäklarna för att följa penningtvättslagstiftningen och god fastighetsmäklarsed. Avsikten är att inspektionen ska få underlag för fler praxisbildande beslut som kan publiceras som vägledning för branschen. Förhoppningen är även att ge fastighetsmäklare, mäklarföretag och branschorganisationer incitament att kvalitetsgranska sitt IT-stöd och andra rutiner, mallar m.m. samt att vidta eventuella andra egenåtgärder som behövs för att reglerna ska tillämpas på ett korrekt sätt.

I tillsynsprojektet har Fastighetsmäklarinspektionen initierat 10 tillsynsärenden mot lika många fastighetsmäklare.

NN är en av de fastighetsmäklare som har valts ut för att ingå i projektet. Han har förelagts att ge in en förteckning över de förmedlingsuppdrag som han har avslutat under perioden 1 september-30 november 2019. Fastighetsmäklarinspektionen har därefter valt att granska de åtgärder som NN har vidtagit för att uppnå kundkännedom i ett enskilt förmedlingsuppdrag. Han har förelagts att yttra sig och att ge in de dokumenterade rutinerna som verksamhetsutövaren ska ha enligt 2 kap. 8 § lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättslagen), den allmänna riskbedömning avseende penningtvätt och finansiering av terrorism i verksamheten enligt 2 kap. 1 § samma lag, dokumentationen över de åtgärder som han har vidtagit för att uppnå kundkännedom enligt samma lag samt kopior av uppdragsavtalet, köpekontraktet och journalen.

NN har yttrat sig och lämnat in de begärda handlingarna avseende en förmedling av en fastighet.

Fastighetsmäklarens yttrande

NN har i huvudsak uppgett att det förmedlingsuppdrag som han på begäran inkom med handlingar i avsåg närvarande fysiska personer, upphörde den 11 november 2019 samt att inga kontanta medel eller gränsöverskridande betalningar förekommit.

Handlingarna

Fastighetsmäklarinspektionen har granskat dokumentationen av de åtgärder som fastighetsmäklaren har vidtagit för att uppfylla penningtvättslagstiftningen. De övriga dokument som finns i ärendet har endast utgjort ett underlag för bedömningen.

I detta ärende har Fastighetsmäklarinspektionen uppmärksammat följande.

Uppdragsavtalet

Uppdragsavtalet ingicks den 12 augusti 2019.

Överlåtelseavtalet

Överlåtelseavtalet tecknades den 4 november 2019.

Riskbedömningen av verksamheten

Av dokumentationen om den allmänna riskbedömningen av verksamheten ges bland annat en övergripande beskrivning av hur företaget/mäklaren bedömt risken för att verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. I anslutning därtill har NN lämnat sin signatur samt ort och datum (13 april 2020).

Rutiner och riktlinjer

Av dokumentationen om de riskbaserade rutinerna och riktlinjerna framgår bland annat att NN genom sin signatur samt ort och datum (13 april 2020) tillämpar rutinerna.

Dokumentation om säljarna

Den ingivna dokumentationen innehåller bland annat uppgifter om att det inte finns någon verklig huvudman. Det saknas emellertid datum för när informationen inhämtades.

Dokumentation om köparen

Dokumentationen innehåller bland annat uppgifter om att det inte finns någon verklig huvudman. Det saknas dock datum för när informationen inhämtades.

Fastighetsmäklarinspektionens bedömning

Det riskbaserade förhållningssättet

Allmän riskbedömning av verksamheten

I enlighet med 2 kap. 1–2 §§ och 1 kap. 2 § p.13 penningtvättslagen ska en fastighetsmäklare med fullständig registrering göra en bedömning av hur fastighetsmäklartjänsten kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism och hur stor risken är för att detta sker, en så kallad allmän riskbedömning. Riskbedömningen ska utformas så att den kan ligga till grund för fastighetsmäklarens rutiner och riktlinjer samt övriga åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Den allmänna riskbedömningen ska dokumenteras och hållas uppdaterad.

Det framgår vidare av 4 § Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter (KAMFS 2019:1) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (penningtvättsföreskrifterna) att fastighetsmäklaren ska utvärdera den allmänna riskbedömningen regelbundet, minst en gång per år och uppdatera den vid behov. Fastighetsmäklaren ska även dokumentera datumet för utvärderingen av den allmänna riskbedömningen. Av dokumentationen ska det också framgå när den senast uppdaterades.

Rutiner och riktlinjer

I enlighet med 2 kap. 8 § och 1 kap. 2 § p.13 penningtvättslagen ska en fastighetsmäklare ha dokumenterade rutiner och riktlinjer avseende sina åtgärder för kundkännedom, övervakning och rapportering samt för behandling av personuppgifter. Rutinerna och riktlinjerna ska fortlöpande anpassas efter nya och förändrade risker för penningtvätt och finansiering av terrorism. Omfattningen och innehållet ska bestämmas med hänsyn till verksamhetsutövarens storlek, art och riskerna för penningtvätt och finansiering av terrorism som identifierats i den allmänna riskbedömningen.

Av 8 § penningtvättsföreskrifterna följer vidare att fastighetsmäklaren ska utvärdera sina rutiner regelbundet, minst en gång per år och uppdatera dem vid behov. Fastighetsmäklaren ska även dokumentera datumet för utvärderingen av rutinerna samt när de senast uppdaterades.

NN har inkommit med både en allmän riskbedömning av den egna verksamheten samt rutiner för att förhindra att hans verksamhet utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. De ingivna handlingarna är i sin helhet signerade och daterade till den 13 april 2020. Det angivna datumet infaller emellertid året efter att det aktuella förmedlingsuppdraget ägde rum, vilket innebär att de ingivna handlingarna inte var gällande vid tidpunkten för uppdraget. Utredningen ger därför inte stöd för annat än att NN får anses ha saknat en riskbedömning av verksamheten samt riskbaserade rutiner vid tidpunkten för det granskade förmedlingsuppdraget. Förseelserna motiverar en varning var för sig.

Riskbedömning av kunder

Med utgångspunkt i den allmänna riskbedömningen och fastighetsmäklararens kännedom om kunden ska fastighetsmäklaren enligt 2 kap. 3 § penningtvättslagen bedöma den risk för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med en specifik kundrelation, kundens riskprofil.

Kundens riskprofil ska följas upp under pågående affärsförbindelser och ändras när det finns anledning till det.

Åtgärder för kundkännedom

Av 3 kap. 1 § första stycket penningtvättslagen följer att en fastighetsmäklare inte får etablera eller upprätthålla en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion om fastighetsmäklaren inte har uppnått tillräcklig kundkännedom om kunden för att bland annat kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen.

Fastighetsmäklaren ska enligt 3 kap. 4 § penningtvättslagen vidta åtgärder för kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse. I de fall fastighetsmäklaren inte har en affärsförbindelse med kunden, ska åtgärder för kundkännedom vidtas vid enstaka transaktioner som uppgår till ett belopp motsvarande 15 000 euro eller mer.

Med kundkännedomsåtgärder avses bland annat att fastighetsmäklaren ska identifiera kunden genom identitetshandlingar, registerutdrag eller andra uppgifter från en oberoende och tillförlitlig källa. Fastighetsmäklaren ska också utreda om kunden har en verklig huvudman och bedöma om kunden eller kundens verkliga huvudman är en person i politisk utsatt ställning eller en familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. Om kunden har en verklig huvudman ska fastighetsmäklaren vidta åtgärder för att kontrollera den verkliga huvudmannens identitet. Kontroll av kundens och den verkliga huvudmannens identitet ska slutföras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs. Detta följer av 3 kap. 7, 8, 9 och 10 §§ penningtvättslagen.

Vid utredningen i ärendet har det uppmärksammats att det saknas datum för när NN utredde huruvida det fanns en verklig huvudman avseende båda parterna. Eftersom åtgärderna ska kontrolleras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion utförs kan Fastighetsmäklarinspektionen konstatera att åtgärderna för att uppnå kundkännedom är bristfälliga och att NN därav har åsidosatt sina skyldigheter enligt penningtvättslagen. Förseelsen motiverar en erinran.

Påföljd

NN meddelas en varning för att han, vid tidpunkten för det aktuella förmedlingsuppdraget, inte har haft en dokumenterad riskbedömning av den egna verksamheten och för att han inte har haft rutiner för att förhindra att hans verksamhet utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. I varningen ingår en erinran för att han inte har dokumenterat datum för när han utredde om det fanns någon verklig huvudman gällande parterna.

Övrigt

Det som i övrigt har kommit fram i ärendet leder inte till någon åtgärd av Fastighetsmäklarinspektionen.