Beslut

Sammanfattning

Prövning av om fastighetsmäklaren har uppfyllt sin skyldighet att vidta tillräckliga åtgärder för att uppnå kundkännedom samt dokumentera vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom.

Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning.

Ärendet

Fastighetsmäklarinspektionen har som en del i ett uppföljningsprojekt initierat ett tillsynsärende avseende fastighetsmäklaren NN (verksam vid [namnet på företaget]/[namnet på ev. kedja]).

På begäran av Fastighetsmäklarinspektionen har NN gett in en förteckning över sina förmedlingsuppdrag under perioden den 1 december 2023 till och med den 31 maj 2024 samt den allmänna riskbedömningen av verksamheten som gällde under samma period.

Därefter har NN på begäran av Fastighetsmäklarinspektionen beträffande fyra av förmedlingsuppdragen (”Objekt A – D”) gett in uppdragsavtal, objektsbeskrivning som tillhandahållits tilltänkta köpare, journal, budgivningslista, köpekontrakt, riskklassificering av parterna samt dokumentation av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom om parterna.

NN har härutöver gett in dokumentation av vidtagna kundkännedomsåtgärder hänförliga till andra förmedlingsuppdrag han haft under den ovan angivna tidsperioden. Dessa handlingar har dock inte varit föremål för Fastighetsmäklarinspektionens granskning.

Fastighetsmäklarens yttrande

NN har förelagts av Fastighetsmäklarinspektionen att besvara ett antal frågor gällande förmedlingarna av Objekt A, C och D. Han har därvid uppgett i huvudsak följande.

Den 6 februari 2024 mötte han köparen av Objekt A på plats i bostaden. Parterna hade tidigare bott i Objekt A tillsammans, men efter att de separerat hade säljaren övertagit bostaden. Parterna var nu överens om att köparen skulle köpa tillbaka Objekt A. Syftet med mötet var att genomföra en marknadsvärdering av bostaden. Säljaren närvarade via videoapp i telefonen. Han bad om säljarens identitetshandling, vilken säljaren skickade till honom via sms efter att säljaren fotat handlingen med sin mobilkamera. Han vidimerade sedan handlingen med sin underskrift som bekräftelse på att handlingen är korrekt och autentisk.

Han mottog en förfrågan från parterna den 9 maj 2024 om att upprätta ett kontrakt mellan dem, vilket skulle användas vid kontakter med deras respektive banker. Samma datum erhöll han köparens identitetshandling och vidimerade den. Banken krävde dock ett uppdragsavtal från en registrerad fastighetsmäklare, varför ett digitalt skrivuppdrag upprättades den 12 maj 2024.

Avseende Objekt C har ett skrivfel skett beträffade datum i dokumentationen av åtgärder vidtagna för att uppnå kundkännedom om säljaren. Korrekt datum är den 25 januari 2024, vilket också framgår av journalen. Rättelse har gjorts och dokumentet kommer att uppdateras med det korrekta datumet. Ursprunglig tillträdesdag och överlåtelsedag var den 1 mars 2024, men parterna överenskom genom tilläggsavtal att tidigarelägga till den 22 februari 2024. Köparen var vid överlåtelsen hyresgäst på adressen.

Köparen av Objekt D informerade om att köpet skulle finansieras genom både lånade och kontanta medel. De kontanta medlen härrörde från köparens försäljning av sin dåvarande bostad. Det kan dock ha skett en felaktig markering i kundkännedomsdokumentationen avseende köparen. Köparen hade inte möjlighet att närvara vid kontraktsskrivningen och skickade kopia på sin identitetshandling till honom, vilken han sedan vidimerade.

Handlingarna

Fastighetsmäklarinspektionen har i detta ärende granskat de ingivna dokumenten som underlag för bedömningen av den uppföljning av NN:s tidigare förseelser som det initierade tillsynsärendet syftar till, så kallad riktad granskning. Dokumentens innehåll i övrigt har alltså inte ingått i granskningen.

I handlingarna har följande uppmärksammats.

Uppdragsavtal avseende Objekt A

Uppdragsavtalet undertecknades via Bank-ID av säljaren och NN den 12 maj 2024.

Fullmakter

Objekt C

Den ena säljaren har den 20 februari 2024 lämnat fullmakt åt den andre säljaren, vilken bland annat omfattar rätt att ingå förmedlingsuppdrag, upprätta och underteckna överlåtelseavtal och likvidavräkningshandlingar, utkvittera och uppbära köpeskillingen samt underteckna depositionsavtal.

Objekt D

Den ena köparen har den 3 maj 2024 lämnat fullmakt åt den andre köparen, vilken bland annat omfattar rätt att underteckna köpekontrakt.

Likvidavräkning Objekt C

Det anges att den ena säljaren har företrätt den andre medelst fullmakt.

Köpekontrakt och budgivningslista Objekt D

Det anges i handlingarna att den ena köparen har företrätt den andre medelst fullmakt.

Dokumentation av vidtagna kundkännedomsåtgärder

Objekt A

I dokumentationen anges att NN antecknat säljarens ID-kortnummer, kopierat säljarens identitetshandling samt mottagit vidimerad kopia av identitetshandlingen den 9 maj 2024. NN har undertecknat kopian av säljarens identitetshandling samt skrivit sitt namnförtydligande, ort samt datumet 9 maj 2024 på kopian.

Objekt C

I dokumentationen anges att NN antecknat säljarnas ID-kortnummer, kopierat säljarnas identitetshandlingar samt mottagit vidimerad kopia av identitetshandlingen den 24 januari 2024. NN har undertecknat kopiorna av säljarnas identitetshandlingar samt skrivit sitt namnförtydligande, ort samt datumet 24 januari 2024 på kopiorna.

Det saknas datumangivelse för när NN ska ha kontrollerat den ena säljarens behörighet att företräda den andre medelst fullmakt.

Det framgår av dokumentationen att handpenningen kommer från ”försäljning av bostadsrätt” och att slutlikviden kommer från ”lån och kontanta medel” samt ”skärpta åtgärder, se nedan”.

Objekt D

I dokumentationen anges att NN antecknat köparnas ID-kortnummer och kopierat deras identitetshandlingar den 3 maj 2024. NN har undertecknat kopiorna av köparnas identitetshandlingar samt skrivit sitt namnförtydligande, ort samt datumet 3 maj 2024 på kopiorna.

Det saknas datumangivelse för när NN ska ha kontrollerat den ena köparens behörighet att företräda den andre medelst fullmakt.

Fastighetsmäklarinspektionens bedömning

Penningtvättsregelverket

Av 4 kap. 1 § fastighetsmäklarlagen följer att Fastighetsmäklarinspektionen ska utöva tillsyn enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) och de föreskrifter som har meddelats i anslutning till denna lag.

I aktuellt ärende är Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2021:3) gällande.

Åtgärder för att uppnå kundkännedom

Av 3 kap. 1 § penningtvättslagen följer att mäklaren inte får etablera eller upprätthålla en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion, om mäklaren inte har tillräcklig kännedom om kunden för att kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen.

Mäklaren får inte etablera en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion om det finns misstanke eller kan på skälig grund misstänkas att transaktionen utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism, och att mäklarens produkter eller tjänster kommer att användas för detta syfte, se 3 kap. 2-3 §§ penningtvättslagen.

Enligt 3 kap. 4 § penningtvättslagen ska mäklaren vidta åtgärder för kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse.

Med kundkännedomsåtgärder avses bland annat att mäklaren ska identifiera kunden genom identitetshandlingar, registerutdrag eller andra uppgifter från en oberoende och tillförlitlig källa. Mäklaren ska också utreda om kunden har en verklig huvudman och bedöma om kunden eller den verkliga huvudmannen är en person i politiskt utsatt ställning eller familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. Om kunden har en verklig huvudman, ska mäklaren vidta åtgärder för att kontrollera den verkliga huvudmannens identitet. Kontroll av kundens och den verkliga huvudmannens identitet ska slutföras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs. Detta följer av 3 kap. 7-10 och 19 §§ penningtvättslagen.

Mäklaren ska löpande och vid behov följa upp pågående affärsförbindelser i syfte att säkerställa att kännedomen om kunden är aktuell och tillräcklig för att hantera den bedömda risken för penningtvätt och finansiering av terrorism, se 3 kap. 13 § penningtvättslagen.

Handlingar och uppgifter som avser åtgärder som vidtagits för kundkännedom ska dokumenteras och bevaras i fem år, se 5 kap. 3 § penningtvättslagen. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar, registreringsbevis eller andra handlingar som använts för att kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet eller för att på något annat sätt uppnå kundkännedom ska dokumenteras genom kopior.

Enligt 16 § KAMFS 2021:3 ska mäklaren identifiera fysiska personer genom att efterfråga personens namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress.

Är kunden en fysisk person och är personligen närvarande, sker kontroll av identiteten genom tillförlitlig elektronisk legitimation, ett svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av en svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort.

Om kunden saknar en sådan identitetshandling, ska identitetskontrollen utföras med ledning av en motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet, en annan behörig utfärdare eller genom andra tillförlitliga dokument.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärden enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar som har använts för att kontrollera kundens identitet ska dokumenteras genom kopior.

Det framgår av 17 § KAMFS 2021:3 att vid en identitetskontroll på distans ska mäklaren utöver åtgärderna enligt 16 och 18-22 §§ samma föreskrifter kontrollera identiteten hos 1) fysiska personer på distans genom kontroll av antingen tillförlitlig elektronisk legitimation, eller 2) personens namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor samt genom att inhämta en vidimerad kopia av kundens identitetshandling. Om kunden saknar en identitetshandling ska en motsvarande tillförlitlig, vidimerad handling som innehåller kundens namnteckning inhämtas och kontrolleras. Mäklaren ska dokumentera dessa kontrollåtgärder. Kontrollåtgärder enligt 1) ska dokumenteras genom att bevara en kopia av bekräftelsen på den elektroniska legitimationen, och kontrollåtgärden enligt 2) ska dokumenteras genom att bevara en kopia av det dokument och uppgifter som legat till grund för kontrollen samt en kopia av den vidimerade kopian på identitetshandlingen. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs.

Av Fastighetsmäklarinspektionens allmänna råd i anslutning till 17 § KAMFS 2021:3 framgår bland annat följande.

Med vidimering avses att en person bekräftar att kopian av identitetshandlingen är korrekt. Personen intygar med sin namnteckning, namnförtydligande och kontaktuppgifter att kopian överensstämmer med originalhandlingen. Mäklaren jämför sedan kundens namnteckning i identitetskopian med namnteckningen i uppdragsavtalet eller fullmakten mot den vidimerade kopian.

Enligt 18 § KAMFS 2021:3 ska mäklaren, om kunden företräds av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, kontrollera den personens identitet och dokumentera kontrollen i enlighet med 16-17 §§ samma föreskrifter. Mäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande eller annan motsvarande behörighetshandling. Mäklaren ska dokumentera behörighetskontrollen genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska framgå när kontrollen av företrädarens behörighet har utförts.

Kundkännedomsåtgärder samt dokumentation av dessa åtgärder

Det framgår av ingivna handlingar, däribland fullmakter och dokumentation av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom, att ena säljaren av Objekt C och ena köparen av Objekt D har företrätts av ombud under delar av eller hela försäljningsprocessen.

Dokumentationen saknar emellertid datumangivelse för när NN ska ha utfört kontroll av de två ombudens behörigheter att företräda deras respektive huvudmän. Att inte dokumentera datumet då kontroll av ombudens behörigheter utförts strider mot 18 § tredje stycket KAMFS 2021:3.

Vidare framgår av den ingivna kundkännedomsdokumentationen avseende den ena köparen av Objekt D att NN har skrivit sin namnteckning samt ort och dagens datum på kopian av köparens identitetshandling. Köparen har befunnit sig på distans vid identitetskontrollen. Ingen annan person har vidimerat kopian.

När en kund är fysiskt närvarande vid identitetskontrollen och identifierar sig via annan handling än tillförlitlig elektronisk legitimation, är det mäklaren själv som kontrollerar kundens identitetshandling samt dokumenterar åtgärderna genom att kopiera handlingen och tillser att datumet för åtgärderna framgår av dokumentationen. Någon vidimering krävs därför inte. När kunden däremot befinner sig på distans vid identitetskontrollen och inte identifierar sig via tillförlitlig elektronisk legitimation, kan mäklaren inte själv kopiera identitetshandlingen eftersom mäklaren inte har tillgång till handlingen. Någon annan måste därför skapa kopian och skicka den till mäklaren. Vidimeringen av distanskundens identitetshandling syftar i denna situation till att en person intygar kopians överensstämmelse med originalhandlingen eftersom mäklaren på grund av distansen inte själv har möjlighet att göra denna kontroll. Av denna anledning ska den som vidimerar också uppge sitt namn och sina kontaktuppgifter samt datum för vidimeringen, så att mäklaren kan vid frågor eller tvivel kontakta personen.

NN har alltså vidimerat en distanskunds identitetshandling, trots att han inte kunnat jämföra kopian med originalhandlingen i fysisk form. Detta är inte ett korrekt sätt att utföra identitetskontroll av fysiska personer som befinner sig på distans enligt 17 § KAMFS 2021:3.

Vidare framgår av kundkännedomsdokumentationen att NN noterat att köparna av Objekt C finansierat slutlikviden med delvis kontanta medel och att skärpta åtgärder vidtagits. NN har i yttrande uppgett att det var handpenningen som finansierades på detta sätt och att de kontanta medlen härrörde från köparnas försäljning av sin dåvarande bostad.

Oavsett om det var handpenningen eller slutlikviden som finansierades helt eller delvis med kontanta medel, finns inte några noteringar i dokumentationen om att skärpta åtgärder faktiskt vidtagits. Någon sådan information har heller inte framgått av utredningen i övrigt, inklusive NN:s yttranden. Fastighetsmäklarinspektionen utgår därför från att skärpta åtgärder inte vidtagits för att uppnå kundkännedom om köparna av Objekt C. Dokumentationen innehåller således en felaktig uppgift om vilka åtgärder som vidtagits för att uppnå kundkännedom.

Sammantagen påföljd penningtvättsförseelser

Sammanfattningsvis har NN brustit på flera sätt i sina skyldigheter enligt penningtvättsregelverket. Fastighetsmäklarinspektionen noterar i sammanhanget att ombudet för den ena köparen av Objekt D har ingått affärsförbindelse med NN å sin huvudmans vägnar, och att bristerna i dokumentationen gör att det inte går att utläsa att NN kontrollerat ombudets behörighet att företräda köparen innan affärsförbindelsen ingicks. Till detta kommer att inspektionen ser allvarligt på att NN själv vidimerat kopian av identitetshandlingen tillhörande den ena köparen av Objekt D tillika en distanskund, eftersom NN haft att lägga den vidimerade handlingen till grund för sin identitetskontroll av denna köpare. Fastighetsmäklarinspektionen beaktar också att NN tidigare meddelats varning i ärende dnr 22-0595, vilket ledde till att förevarande tillsynsärende inleddes. Varningen inbegrep bland annat brister i skyldigheten att vidta tillräckliga åtgärder för att uppnå kundkännedom.

Med beaktande av ovan anser Fastighetsmäklarinspektionen att de förseelser som NN befunnits skyldig till motiverar en varning.