Beslut

Sammanfattning

Prövning av om fastighetsmäklaren har uppfyllt sin skyldighet att dokumentera vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom.

Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

Fastighetsmäklarinspektionen meddelar fastighetsmäklaren NN en varning.

Ärendet

Fastighetsmäklarinspektionen har som en del i ett uppföljningsprojekt initierat ett tillsynsärende avseende fastighetsmäklaren NN (verksam vid [namnet på företaget]/[namnet på ev. kedja]).

På begäran av Fastighetsmäklarinspektionen har NN gett in en förteckning över sina förmedlingsuppdrag under perioden den 1 december 2023 till och med den 31 maj 2024 samt den allmänna riskbedömningen av verksamheten som gällde under samma period.

Därefter har NN på begäran av Fastighetsmäklarinspektionen beträffande tre av förmedlingsuppdragen gett in uppdragsavtal, objektsbeskrivning som tillhandahållits tilltänkta köpare, journal, budgivningslista, köpekontrakt, riskklassificering av parterna samt dokumentation av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom om parterna.

Fastighetsmäklarens yttrande

NN har yttrat sig och förnekar att han har åsidosatt god fastighetsmäklarsed eller sina skyldigheter enligt fastighetsmäklarlagens bestämmelser.

Handlingarna

Fastighetsmäklarinspektionen har i detta ärende granskat de ingivna dokumenten som underlag för bedömningen av den uppföljning av NN:s tidigare förseelser som det initierade tillsynsärendet syftar till, så kallad riktad granskning. Dokumentens innehåll i övrigt har alltså inte ingått i granskningen.

I handlingarna har följande uppmärksammats.

Förmedlingsuppdrag

NN ingick förmedlingsuppdrag med de respektive säljarna av Objekt A, B och C den 3 maj 2024, 14 maj 2024 och 24 maj 2024.

Fullmakter

Säljaren av Objekt A har utfärdat fullmakt till en person att företräda denne. Fullmakten ger fullmaktshavaren rätt att för fullmaktsgivarens räkning bland annat upprätta och underteckna köpekontrakt och utkvittera och uppbära köpeskillingen för Objekt A.

En av säljarna av Objekt B har den 14 maj 2024 utfärdat fullmakt till en annan av säljarna att företräda denne. Fullmakten ger fullmaktshavaren rätt att för fullmaktsgivarens räkning bland annat ingå förmedlingsuppdrag, upprätta och underteckna köpekontrakt och utkvittera och uppbära köpeskillingen för Objekt B.

En av köparna av Objekt B har den 13 januari 2025 utfärdat fullmakt till den andre köparen att företräda denne. Fullmakten ger fullmaktshavaren rätt att för fullmaktsgivarens räkning bland annat underteckna köpekontrakt.

Tre av säljarna av Objekt C har den 21 maj 2024 utfärdat fullmakt till den fjärde säljaren att företräda dem. Fullmakten ger fullmaktshavaren rätt att för fullmaktsgivarnas räkning bland annat ingå förmedlingsuppdrag, upprätta och underteckna köpekontrakt och utkvittera och uppbära köpeskillingen för Objekt C.

Handlingar undertecknade av ombud

Objekt A

Säljarens ombud undertecknade köpekontraktet och budgivningslistan medelst fullmakt.

Objekt B

Den ena säljarens ombud undertecknade uppdragsavtalet, köpekontraktet, budgivningslista, objektsbeskrivning samt journal medelst fullmakt.

Den ena köparens ombud undertecknade budgivningslista samt journal medelst fullmakt.

Objekt C

Ombudet för tre av säljarna undertecknade uppdragsavtalet, köpekontraktet, budgivningslista, objektsbeskrivning samt journal medelst fullmakt.

Dokumentation av vidtagna kundkännedomsåtgärder

Objekt A

Det saknas datumangivelse i dokumentationen för när NN ska ha utfört identitetskontroll av säljarens ombud och kontrollerat ombudets behörighet att företräda säljaren.

Objekt B

Det framgår av dokumentationen att en av säljarna befunnit sig på distans vid identitetskontrollen. Det saknas datumangivelse för när NN ska ha kontrollerat ombudets behörighet att företräda denna säljare. Vidare saknas kontaktuppgifter till personen som vidimerat kopian av denna säljares identitetshandling.

Det saknas datumangivelse i dokumentationen för när NN ska ha kontrollerat den ena köparens ombuds behörighet att företräda denna köpare.

I dokumentationen återfinns kopia av två identitetshandlingar tillhörande den ena köparen. En av dessa handlingar utgörs av ett utländskt pass och den andra av ett identitetskort från Skatteverket. Endast framsidan av identitetskortet är dokumenterad. Något utfärdandedatum eller giltighetstid framgår inte av kopian.

Objekt C

Det framgår av dokumentationen att tre av säljarna befunnit sig på distans vid identitetskontrollen. Det saknas datumangivelse i dokumentationen för när NN ska ha kontrollerat dessa säljares ombuds behörighet att företräda dem. Vidare saknas kontaktuppgifter till personen som vidimerat kopiorna av säljarnas respektive identitetshandlingar.

Fastighetsmäklarinspektionens bedömning

Penningtvättsregelverket

Av 4 kap. 1 § fastighetsmäklarlagen följer att Fastighetsmäklarinspektionen ska utöva tillsyn enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (”penningtvättslagen”) och de föreskrifter som har meddelats i anslutning till denna lag.

I aktuellt ärende är Fastighetsmäklarinspektionens föreskrifter och allmänna råd om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (KAMFS 2021:3) gällande.

Åtgärder för att uppnå kundkännedom

Av 3 kap. 1 § penningtvättslagen följer att mäklaren inte får etablera eller upprätthålla en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion, om mäklaren inte har tillräcklig kännedom om kunden för att kunna hantera risken för penningtvätt eller finansiering av terrorism som kan förknippas med kundrelationen.

Mäklaren får inte etablera en affärsförbindelse eller utföra en enstaka transaktion om det finns misstanke eller kan på skälig grund misstänkas att transaktionen utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism, och att mäklarens produkter eller tjänster kommer att användas för detta syfte, se 3 kap. 2-3 §§ penningtvättslagen.

Enligt 3 kap. 4 § penningtvättslagen ska mäklaren vidta åtgärder för kundkännedom vid etableringen av en affärsförbindelse.

Med kundkännedomsåtgärder avses bland annat att mäklaren ska identifiera kunden genom identitetshandlingar, registerutdrag eller andra uppgifter från en oberoende och tillförlitlig källa. Mäklaren ska också utreda om kunden har en verklig huvudman och bedöma om kunden eller den verkliga huvudmannen är en person i politiskt utsatt ställning eller familjemedlem eller känd medarbetare till en sådan person. Om kunden har en verklig huvudman, ska mäklaren vidta åtgärder för att kontrollera den verkliga huvudmannens identitet. Kontroll av kundens och den verkliga huvudmannens identitet ska slutföras innan en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion genomförs. Detta följer av 3 kap. 7-10 och 19 §§ penningtvättslagen.

Mäklaren ska löpande och vid behov följa upp pågående affärsförbindelser i syfte att säkerställa att kännedomen om kunden är aktuell och tillräcklig för att hantera den bedömda risken för penningtvätt och finansiering av terrorism, se 3 kap. 13 § penningtvättslagen.

Handlingar och uppgifter som avser åtgärder som vidtagits för kundkännedom ska dokumenteras och bevaras i fem år, se 5 kap. 3 § penningtvättslagen. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar, registreringsbevis eller andra handlingar som använts för att kontrollera kundens och den verkliga huvudmannens identitet eller för att på något annat sätt uppnå kundkännedom ska dokumenteras genom kopior.

Enligt 16 § KAMFS 2021:3 ska mäklaren identifiera fysiska personer genom att efterfråga personens namn, personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress.

Är kunden en fysisk person och är personligen närvarande, sker kontroll av identiteten genom tillförlitlig elektronisk legitimation, ett svenskt körkort, svenskt pass, identitetskort som har utfärdats av en svensk myndighet eller svenskt certifierat identitetskort.

Om kunden saknar en sådan identitetshandling, ska identitetskontrollen utföras med ledning av en motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet, en annan behörig utfärdare eller genom andra tillförlitliga dokument.

Fastighetsmäklaren ska dokumentera kontrollåtgärden enligt första stycket. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De identitetshandlingar som har använts för att kontrollera kundens identitet ska dokumenteras genom kopior.

Det framgår av 17 § KAMFS 2021:3 att vid en identitetskontroll på distans ska mäklaren utöver åtgärderna enligt 16 och 18-22 §§ samma föreskrifter kontrollera identiteten hos 1) fysiska personer på distans genom kontroll av antingen tillförlitlig elektronisk legitimation, eller 2) personens namn och personnummer, samordningsnummer eller motsvarande nummer samt adress mot externa register, intyg eller andra oberoende och tillförlitliga källor samt genom att inhämta en vidimerad kopia av kundens identitetshandling. Om kunden saknar en identitetshandling ska en motsvarande tillförlitlig, vidimerad handling som innehåller kundens namnteckning inhämtas och kontrolleras. Mäklaren ska dokumentera dessa kontrollåtgärder. Kontrollåtgärder enligt 1) ska dokumenteras genom att bevara en kopia av bekräftelsen på den elektroniska legitimationen, och kontrollåtgärden enligt 2) ska dokumenteras genom att bevara en kopia av det dokument och uppgifter som legat till grund för kontrollen samt en kopia av den vidimerade kopian på identitetshandlingen. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs.

Av Fastighetsmäklarinspektionens allmänna råd i anslutning till 17 § KAMFS 2021:3 framgår bland annat följande.

Med vidimering avses att en person bekräftar att kopian av identitetshandlingen är korrekt. Personen intygar med sin namnteckning, namnförtydligande och kontaktuppgifter att kopian överensstämmer med originalhandlingen. Mäklaren jämför sedan kundens namnteckning i identitetskopian med namnteckningen i uppdragsavtalet eller fullmakten mot den vidimerade kopian.

Enligt 18 § KAMFS 2021:3 ska mäklaren, om kunden företräds av en person som uppger sig handla på kundens vägnar, kontrollera den personens identitet och dokumentera kontrollen i enlighet med 16-17 §§ samma föreskrifter. Mäklaren ska kontrollera personens behörighet att företräda kunden genom kontroll av fullmakt, förordnande eller annan motsvarande behörighetshandling. Mäklaren ska dokumentera behörighetskontrollen genom att bevara en kopia av den granskade handlingen. Av dokumentationen ska framgå när kontrollen av företrädarens behörighet har utförts.

Dokumentation av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom

Det framgår av ingivna handlingar, däribland kundkännedomsdokumentation och fullmakter, att säljaren av Objekt A, en av säljarna av Objekt B, en av köparna av Objekt B samt tre av säljarna av Objekt C företrätts av ombud under delar av eller hela försäljningsprocessen.

Dokumentationen av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom saknar emellertid datumangivelse för då NN ska ha utfört identitetskontroll av ombudet som företrätt säljaren av Objekt A. Att inte dokumentera detta datum strider mot 18 § första stycket KAMFS 2021:3.

Vidare framgår inte av dokumentationen någon datumangivelse för då NN ska ha utfört kontroll av samtliga ombuds behörigheter att företräda deras respektive huvudmän. Att inte dokumentera datumet då denna kontroll utförts strider mot 18 § tredje stycket KAMFS 2021:3.

Avseende den säljare av Objekt B som företrätts av ombud samt tre av säljarna av Objekt C, saknas dokumenterade kontaktuppgifter till personerna som vidimerat kopiorna av dessa säljares identitetshandlingar. Att inte dokumentera den vidimerande personens kontaktuppgifter strider mot 17 § KAMFS 2021:3.

Angående dokumentation av kunds identitetshandling

Fastighetsmäklarinspektionen påpekar i sammanhanget vikten av att identitetshandlingar som läggs till grund för identitetskontroll enligt penningtvättsregelverket dokumenteras på ett sådant sätt att det är möjligt att utifrån den dokumenterade kopian utläsa handlingens utfärdandedatum och giltighetstid. Utan dessa uppgifter är det inte möjligt att förvissa sig om att handlingen i fråga är äkta och utfärdad av en behörig utfärdare. Det är som följd inte heller möjligt att kontrollera identiteten hos den som använt sig av identitetshandlingen.

I förevarande ärende har den ena köparen av Objekt B identifierat sig genom dels ett utländskt pass, dels ett identitetskort som förefaller ha utfärdats av Skatteverket. Är identitetskortet ett sådant som utfärdas av Skatteverket, anges utfärdandedatum och giltighetstid på baksidan av kortet. NN har dokumenterat endast kortets framsida, varför utfärdandedatum och giltighetstid inte framgår av dokumentationen. Kopian kan därför inte anses uppfylla kravet på dokumentation av köparens identitetshandling. Emellertid har NN också dokumenterat en kopia av köparens pass och denna kopia bedöms uppfylla dokumentationskravet i fråga. Någon påföljd ska därför inte meddelas i denna del.

Sammantagen påföljd penningtvättsförseelser

Sammanfattningsvis har NN brustit i flera avseenden vad gäller dokumentation av vidtagna åtgärder för att uppnå kundkännedom. Fastighetsmäklarinspektionen noterar i sammanhanget att de ombud som företrätt den ena säljaren av Objekt B respektive tre av säljarna av Objekt C har ingått affärsförbindelse med NN å sina huvudmäns vägnar, och att bristerna i dokumentationen gör att det inte går att utläsa att NN kontrollerat ombudens behörigheter att företräda huvudmännen innan affärsförbindelserna ingicks.

Härutöver ser Fastighetsmäklarinspektionen allvarligt på att NN inte dokumenterat kontaktuppgifter till de personer som vidimerat kopiorna av identitetshandlingar tillhörande de säljare som han ingick affärsförbindelse med på distans, eftersom han haft att lägga de vidimerade handlingarna till grund för sin identitetskontroll av dessa säljare.

Fastighetsmäklarinspektionen beaktar också att NN tidigare meddelats varning i ärende dnr 21-1615, vilket ledde till att förevarande ärende inleddes. Varningen inbegrep bland annat brister i efterlevnad av penningtvättsregelverket.

Med beaktande av ovan anser Fastighetsmäklarinspektionen att de förseelser som NN befunnits skyldig till motiverar en varning.